緊急事態宣言で在宅勤務に働き方を変えろ!今働き方を変えられない会社はヤバイ

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新型コロナウィルスの感染拡大を受けて、緊急事態宣言が発令されました。

しかし、この緊急事態宣言を受けてもなおコアタイムに電車に乗り、通勤する人の数はまだまだいます。

ここで在宅勤務に働き方を変えられない会社は、今後淘汰されていく可能性があります。

今こそ働き方を見直すチャンスです。

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緊急事態宣言を受けて在宅勤務に働き方を変えろ

緊急事態宣言を受けて、古い考えを捨てて新しい働き方を考えるべき時がきています。

ここで働き方を変えられない会社は淘汰されていく可能性があります。

今、考えるべき働き方は何なのでしょうか?

緊急事態宣言で在宅勤務が求められる

発令された緊急事態宣言では、人と人との接触を7割~8割程度削減することが求められています。

休業要請されたバー・ナイトクラブなどの業界ではなくても、勤務形態を変えていくことが必要です。

 

一部の企業では、緊急事態宣言前から在宅勤務を進めてきました。

在宅勤務を継続できなかった企業や、うまく継続できている企業と状況は様々です。

 

緊急事態宣言が発令されたことで、すべての企業が可能な限り在宅勤務に切り替えていくことが求められます。

 

在宅勤務とは「リモートワーク」「テレワーク」といわれることもあります。

 

会社でしかできない仕事をリストアップ

在宅勤務をするには、会社でしかできない仕事とどこでもできる仕事に仕分けしましょう。

会社でしかできない仕事をリストアップしてあぶりだすことで、対策を考えることができます。

会社でしかできない仕事
  • 電話対応や来客対応
  • 在宅社員の管理
  • 社内打合せや会議
  • 書類への押印
  • 在宅社員の管理
  • 個人情報の管理
  • 紙媒体の資料確認
  • 印刷が必要な仕事
  • 共有データへのアクセス

ざっと会社でしかできない仕事を挙げてみました。

これらで困っている会社も少なくないはずです。

会社でしかできないを解決働き方を考えてみましょう。

緊急事態宣言で在宅勤務に働き方を変える方法

緊急事態宣言を受けて、在宅勤務への流れはどんな会社も始めなければなりません。

会社でしかできない」と考えられてきた働き方を変える方法を考えてみましょう。

電話対応や来客対応

電話対応や来客対応の必要がある以上、会社には誰か在社していなければなりません。

完全に事業休止ということでなければ、鳴る電話には対応の必要があります。

 

まだ動いている会社がある以上、完全に休止できる会社はまだまだ限定的です。

電話対応については在社する社員や、事務社員をシフトで回すことでクリアになります。

 

全員が在宅勤務とするのは難しいかもしれませんが、出勤する社員と在宅で働く社員を調整すれば大丈夫なはずです。

在宅勤務の社員の管理

在宅勤務をしている社員が何をしているか管理職が管理する必要があります。

在宅勤務ではなかなか集中できないと言う社員も散見されるはずです。

ある程度求めた生産量を満たしているか確認しなければ、休みのように過ごしてしまうかもしれません。

 

共有カレンダーで何をしたかを記録させたり、一日で行うべき仕事を決めておくなどする工夫も必要になります。

在宅勤務はゆっくりすることではありません。

1日で完成した成果を確認する仕組みを考えましょう。

社内での打合せや会議

今までずっとみんなが顔を揃えていた会議や打ち合わせ。

これらは本当に顔を合わせて行わなければならないのでしょうか?

Skype・Zoom・LINEグループ通話など同時に会話ができるツールが無料でも揃ってきています。

在宅勤務をしていてもグループで通話ができれば、会社で顔を合わせる必要はないはずです。

 

長い会議時間の短縮にもなるかもしれません。

顔を合わせていないからこそ効率的な働き方が見えてくるはずです。

 

>>長い会議の無駄対策!結論が出て時間内に収まる会議の在り方

 

書類への押印

会社の社判や代表印。

これらの持ち出しはどの会社でもなかなかできるものではありません。

 

ただ見積書・請求書への押印のためだけに出社するのも馬鹿馬鹿しい話です。

これを機に電子印への切り替えを進めるのも1つの手段です。

 

また、在宅勤務していても在社している社員に押印を頼めば済む話でもあります。

自分が出社すると決めている日にまとめて処理してもよいはずです。

個人情報の管理

自宅に個人情報を持ち込むことは漏洩などのリスクをかかえることになります。

在宅勤務をするときは個人情報に関わらない仕事を原則としたほうがよさそうです。

 

どうしても在宅で個人情報の取り扱いが必要な場合には、管理者の許可やパスワードロックなど厳重な管理の下で取り扱いましょう。

紙媒体の資料確認

契約書や注文書などまだまだ紙媒体で取り交わしている企業はたくさんあります。

これらの紙媒体の資料を会社でしか確認できないということであれば、これを機にスキャンしてデータ化してしまいましょう。

 

これで在宅勤務しているときに確認が必要になっても大丈夫です。

生産活動が低下しても、働きやすい環境を作るのも仕事です。

印刷が必要な仕事

在宅勤務していると多くの枚数を印刷するというのは難しいですね。

多くの印刷が必要な仕事は会社で行うほかないかもしれません。

これも出社する日にまとめて行うなどの工夫をして対処しましょう。

 

また、ペーパーレス化を進めるチャンスかもしれません。

紙で必要なもの以外を印刷しないことに慣れれば、コスト削減にもつながります。

不要な印刷はやめてペーパーレス化を進めましょう。

 

>>ペーパーレス化の障害とコツ。リモートワークだからこそ推進しよう

 

共有データへのアクセス

緊急事態宣言で在宅勤務が加速していますが、これまでに体制を整えてこなかった企業の一番のネックは共有データへのアクセスかもしれません。

 

会社のデータをUSBやメールなどで持ち帰るような方法では、手間もかかりますし最新版のファイルへの更新も煩雑です、

 

無料のリモートアプリなども商用利用には限界があります

サーバー上で共有できるような仕組みを作り上げてこなければ、働きにくい環境といえるかもしれません。

 

ただ、ここが本当のリモート化を進めていくチャンスです。

在宅で働きにくい部分を洗い出し、材料を揃えることで会社と協議することも可能です。

緊急事態宣言が明けたときにも続けられる仕組みづくりを、早く作り上げていきましょう。

緊急事態宣言で在宅勤務に働き方を変えろ!まとめ

新型コロナウィルスによる緊急事態宣言。

もちろんウィルスの脅威は計り知れませんが、すべて悲観的に捉えていても仕方ありません。

 

在宅勤務という働き方を作り上げるチャンスでもあります。

会社でしかできない仕事を洗い出し、1つ1つ働きにくい点を潰していく。

これで新しい働き方を作り上げていきたいところです。

>>緊急事態宣言の解除後も営業が続けるべき5つの働き方(リスクヘッジと効率化)

 

在宅勤務が機能すれば、通勤時間というロスをなくせるという大きなメリットがあります。

緊急事態宣言を機に大きく働き方を見直すときがきているのかもしれません。