報告の仕方が悪いと上司からの評価を下げることになります。
逆に、報告の方法がよいと上司からの評価は上がります。
この差はどこにあるのでしょうか？
評価者の目線から、評価を下げる報告の仕方と評価を上げる報告の方法について確認してみましょう。
上司が評価を下げる報告の仕方
上司が「なんだよ、ちゃんと報告しろよ」「報告の仕方が悪いな」と感じる場面はたくさんあります。
その報告はどこが悪いのか？
確認してみましょう。
指示を怠っている・報告を忘れている
これは論外なのですが、指示を怠っている・報告を忘れている部下は少なくありません。
「○○の件どうなった？」
この言葉を上司から言われている人は要注意です。
「申し訳ありません。まだ行っていません。（忘れていました）」
こんな回答をしていませんか？
これは催促されていることに他なりません。
上司の指示の多くは、色々抱えている仕事の中で優先順序を上げる仕事を指示しています。
それなのに、自分の優先順序で仕事を行うので、指示を怠っている・報告を忘れる事態が起こるのです。
>>ルールを守らない部下を改善するには？試してダメだった方法を踏まえて考える
欲しいタイミングまでに報告しない
「○○の件どうなった？」
自分の中では期日までに余裕があると思っていても、上司から聞かれることがあるでしょう。
これは、上司が欲しいタイミングに報告がきていないことを意味します。
途中経過や見通しも、上司としては確認しておきたいということです。
上司がどんなときに経過を確認したいのか？
これが理解できていないと、催促されてしまうのです。
メールで済む内容を電話してくる
実は、なんでもかんでも電話などで報告すればよいわけではありません。
過剰報告は逆に上司からすると迷惑なんですね。
電話は相手の時間を奪うことにもなることは理解しておく必要があります。
>>時間泥棒とは付き合うな！ビジネスの場で時間を奪う人の特徴と対策
メールやLINEなどは活用して、上司の時間を奪わない工夫もするとよいでしょう。
特にLINEは既読で読んだかどうかが確認できるので便利ですね。
口頭報告すべきことをメールで報告する
なんでもかんでもメールでよいわけでもありません。
文章だと不足があったり、長文になり過ぎて逆に時間を奪うことになる可能性もあります。
口頭で報告すべきこととしっかり仕分けすることが大切です。
メールで送ったのに読んでいない上司が悪いと考えるのは危険です。
重要なことはメールだけとならないようにしたいところです。
上司が評価を上げる報告の方法
上司が評価を下げる報告とは逆に、どのように報告したら評価は上がるのでしょうか？
上司目線で評価を上げる報告の方法をご紹介します。
指示に対して目の前で行動している
上司からの指示に対して、目の前ですぐに行動できる人は安心感を与えます。
目の前で行動している時点で、それが行動しているという報告になっているんですね。
この安心感が部下への信頼に繋がります。
必ずと言っていいほど上司から信頼される部下は、上司に見える行動をしています。
媚びるわけでも何でもなく、すぐに見える行動を心掛けましょう。
>>管理職目線で見る、信頼できる部下と信頼できない部下の違いとは？
期日の前の前に報告する
決まった期日に報告することは当たり前です。
ただ、本当に評価される報告の方法は期日の前の前に報告することです。
例えば、金曜日の17時が期日の書類があるとしましょう。
このときに、金曜日の12時頃には上司はちゃんとできているか心配になっているかもしれません。
この時間は木曜日の夜かもしれません。
つまり、設定してる期日の前段階で上司は期日を気にしているのです。
ですから、期日の前の前、つまり上司が心配される前に先手を打って報告しておきましょう。
期日前に報告してもよいですし、「期日の15時頃までには報告する」と予告をしておいてもよいです。
ちゃんと期日を把握していると伝えることが安心感を与えますね。
簡単な報告はメールやLINE
メールやLINEなどの報告ツールも活用しましょう。
単なる報告で済むことはメールやLINEで行うと上司の時間を奪いません。
忙しいときに大したことでもないことで話しかけられて手が止まったり、電話で中断させられたりすると嫌がる人もいるはずです。
メールで済むことと直接報告すべきことの仕分けを行うことが大切です。
きちんとメールを読んだ返信が返ってきている確認して、メールで済むことはメールで報告するようにしましょう。
口頭の報告と記録としてのメール
口頭の報告をすべきこともあります。
- メールでは不足が出そうなとき
- 急ぎの対応が必要なとき
- 相談が必要なとき
このように口頭での報告が必要な時は、電話や直接の報告を行うようにしましょう。
ここで、重要なことはメールで共有しておくことがおすすめです。
口頭で言った言わないという水掛け論は、同じ会社内でも起こりえます。
送信履歴、受信履歴を残しておけば、後のトラブルも避けられます。
重要な内容については口頭で報告し、メールもする。
または、メールを見ながら口頭で報告するなどの工夫をするとよいでしょう。
上司が評価を上げる報告の方法 まとめ
上司の立場になるとわかるのですが、報告の方法次第で評価は大きく左右します。
報告によって安心感を与えてくれる人材に信用は集まっていくのです。
- 指示に対して目の前で行動している
- 期日の前の前に報告する
- 簡単な報告はメールやLINE
- 口頭の報告と記録としてのメール
特にこれら4つのポイントを押さえておくとよいですね。
状況に応じて上司の気持ちに立って報告すると、上司から信頼を得ることができますので意識してみてくださいね。