納期遅れが起こってしまうと顧客からの信用を失います。
どうしても起こしたくないのが納期遅れなのですが、管理の仕方が悪いと起こってしまうことがあります。
そこで納期遅れの対策を6つご紹介します。
正しい納期管理でトラブルを最小限にしましょう。
納期遅れの原因
まずは納期遅れがどうして起こってしまうのか？
納期遅れの原因を確認しましょう。
原因を知らないと対策を立てることはできません。
顧客との確認不足
納期遅れの原因として考えられるのが顧客との確認不足です。
成果物の納期を事前にキチンと確認しておかないと、ズレが生じてしまうことがあるのです。
顧客サイドは1週間で納品されると思っていて、2週間納期がかかればまだ納品されないと感じます。
もともと2週間納期がかかるということを正確に伝達していないと、顧客が考えている納期遅れとなってしまうのです。
社内の連携不足
営業が顧客と打ち合わせした納期に対して、社内の連携不足によって納期遅れが発生することがあります。
これは営業との打ち合わせの不備であることが多いものです。
営業と技術職や製造ラインの打ち合わせや引継ぎの段階で、勘違いや伝え間違いが起こることがあります。
打合せ時のお互いの確認が非常に重要になります。
杜撰な納期管理
納期管理のシステム化はしっかりと構築されていますでしょうか？
自社の納期管理のシステムを確認してみましょう。
自社で稼働しているすべての案件の納期とその進捗状況は一元管理すべきです。
担当レベルで個々で管理するような状況は、担当者ごとにバラつきが発生してしまいます。
人によって納期管理ができるできないがあるような状態は杜撰と言わざるを得ません。
全案件を掌握する納期管理者を配置して、担当者だけでなく一元管理することが組織には求められます。
基本となる納期遅れ対策
納期遅れを発生させないように自社のシステム化とルール化が大切です。
基本となる納期遅れの対策を確認しておきましょう。
①顧客との正確な納期確認
- 営業と顧客との打ち合わせ段階
- 引継いだ担当者段階
- メールなどの記録として残す
打合せでは営業と担当者の2回納期確認を行うことを推奨します。
顧客と納期の認識がズレていることがありえますので、確認の意味を含めて念を押しておくとよいでしょう。
打合せの終わりにはメールで記録として残しておくと間違いがありません。
顧客と営業にも合わせてメールを送っておきましょう。
確認はお互いで念を押しておくことが最大の納期対策となります。
②納期管理表を社内共有
社内で一元管理できる納期管理表はできていますでしょうか？
担当レベルでの納期管理をしているようでは必ずトラブルが起こります。
納期管理はすべての商品やサービスについて、管理者を置いて一元管理することが大切です。
納期の進捗は日々作業工程で更新しておきます。
この納期管理表は常に最新の状況にして社内共有しておけば、いつでも誰でも進捗を確認することができます。
社内共有できるシステムが整えて、営業・担当者・納期管理者と3重のチェックで対策を取りましょう。
③逆算した納期管理
納期管理者は決められた納期から逆算して管理をすることが大切です。
顧客からの依頼によっては、通常の納期よりも厳しい納期の案件もあるでしょう。
そんなときには厳しい納期に合わせた逆算工程を引かねばなりません。
通常通りに進めて間に合いませんでした、ということがあっては信用を損ないます。
通常の納期であっても進捗管理しながら逆算工程を引きながら進めることが大切ですね。
イレギュラーな納期遅れ対策
どれだけしっかりと顧客と打ち合わせていても、納期管理していてもイレギュラーは発生します。
急に納品しなければいけなくなった、社員が急病で工程が回らなくなったなどトラブルによる納期遅れが発生しそうなときの対策を考えてみましょう。
④顧客と納期の相談
納期遅れが起こりそうになった段階で顧客との相談を最初に行いましょう。
状況を報告し、納期を少しでも遅らせることが可能か相談します。
このとき、あくまでもお願いという形で相談しないと顧客の心象も悪くなるかもしれません。
事情を説明し、少しでも納期を遅らせることが可能か？
可能な場合いつまで猶予をもらえそうか？
顧客に正直な状況を説明し相談することで対策するのが一番です。
納期の猶予をもらえれば、再設定した納期までに納めればよいのです。
⑤他の納期との調整
顧客と調整した納期の限界ラインに対し、まだ納期遅れとなりそうな状況であれば他の納期との調整を行います。
他の納期を遅らせることができれば、遅れている納期の補填に充てることができます。
比較的余裕のありそうな案件を選別して、他の納期との調整をしてみるようにしましょう。
ただし、納期調整を受ける側は納期遅れの事情は全く関係ありません。
この納期調整する案件は慎重に選別することが大切です。
⑥作業工程の集中
限界まで納期対策をしたら、あとは作業工程を集中させて最優先で取り組みます。
限界納期を過ぎるようなことがあると信用を大きく損なう可能性があります。
必要に応じて残業してでも納期には間に合わせたいところです。
36協定を締結していれば、必要に応じて1日8時間週40時間を超えても残業は可能です。
>>36協定を簡単にわかりやすく要点だけ解説します:2019法改正
一時的な残業をしてでも作業工程を集中させることで、納期遅れとならないように対策を取りましょう
納期遅れの対策
納期遅れが起こると会社の信用を著しく損ないますので、絶対に起こさないように対策したいことです。
納期遅れの基本対策として
- ①顧客との正確な納期確認
- ②納期管理表を社内共有
- ③逆算した納期管理
イレギュラーな納期遅れの対策
- ④顧客と納期の相談
- ⑤他の納期との調整
- ⑥作業工程の集中
これらの納期遅れ対策をすることで、しっかりと管理していきましょう。