メールの見落としでお客さんや上司から催促。
「そんなメール届いてたっけ？」
起こりがちなミスですが、送った側からすると「ちゃんとチェックしろ」と嫌な気持ちになるものです。
受け取った側も「一声かけろよ」怒られて憤慨することもあるでしょう。
メールの見落としはどうやったら防げるか、根本的なシステムから対策を立ててみましょう。
メールの見落としは誰が悪いか
メールの見落としはそもそも誰が悪いのでしょうか？
責任の所在を確認して対策していきましょう。
メールを送った側
メールを送った側の責任としては、送りっぱなしではいけないことが挙げられます。
相手にメールが届いて見落としていないか確認しなければなりません。
メールは届いていたが見落としていた、そもそも宛先が間違えていたりで届いてなかった、なんてことも考えられます。
送った側は相手にメールを送ったことを周知する、または到着確認をする責任があるといえるでしょう。
メールを受け取った側
メールを受け取っている側は大きな責任があります。
ビジネスにおいて現在メールは必須ツールとなっていて、チェックするのが当たり前となっているからです。
メールを見落としていたことで、非情にも仕事や顧客を失うこともあるかもしれません。
送ったっきりで一言ないとわからないは、言い訳となってしまうことがありますので注意しましょう。
ただ、実際に1日に数十件のメールを受信している方もいます。
チェック漏れが起こりうることも確かです。
メールの見落とし対策は受け手側の問題です。
システムの問題
メールを受けとっているのに見落としていたのであれば、受け取り側の責任は確かに重いといえます。
しかし、それを咎めても何も解決しませんし、送る側の責任もあります。
つまりはメールの見落としが起こるシステムに問題があると考えて対策をたてるべきでしょう。
チェック漏れが起こらない仕組みを作るのがリーダーの役目です。
メール見落としをなくすためのシステムを作ることで対策していきましょう。
メールの見落としを相手にさせない対策
メールを送る側から見て、メールの見落としを指せない対策は立てておいた方がよいかもしれません。
どんな対策があるのか考えてみましょう。
確認した旨を返信させる
部下や社内メールであれば、メールの内容確認を返信することをルール化してもよいでしょう。
指示事項や会社にかかってきた取次ぎメールにしても、メールを確認したら「了解しました」（上司の場合は「承知しました」）と返信します。
返信がなければ届いていない、または確認していないものとして確認を入れます。
必ず返信するように対策すれば、反応がないことで見落としかどうかが分かりますね。
会社のメールはスマホに転送するように設定させ、確認した旨を返信させるとかなりメールの見落としは減らすことが可能です。
スマホであればLINEを周知ツールにすると、既読で確認したかを把握できますのでメールと一緒に使い分けしてもよいでしょう。
開封確認を要求
メールの機能で「開封確認の要求」があります。
メールを開封したことが送り手に返信されるので、大事なメールの場合は開封確認をつけて対策してもよいでしょう。
オプションに「開封確認の要求」のチェックを付けて送ると、相手方が開封するときにに通知されます。
「開封メッセージが要求されています。確認メッセージを送信しますか？はい いいえ」
重要度の高いメールが送られてきたと確認できますよね。
メールを開封していなければ読んでいないことが確認できます。
メールを開封すれば送り手も読んだことが確認できます。
重要度の高いメールを送るときの対策として利用するとよいでしょう。
LINEか電話で2重対策
メールを送ったことに対してLINEや電話で通知すれば2重の対策になります。
「メールを送りましたので確認お願いします」
人ですのでメール見落としのミスは起こりえます。
しかし、LINEや電話までしていれば見落としたとはいわせません。
会社PCの確認を促し、忘れないためにも2重のチェックをかけるとメールの見落としは減らせます。
ただし、それほど重要度の高くないメールの都度電話をするようだと、相手の時間を奪うことに繋がります。
メール確認の返事が来ない場合に電話するというように、状況に応じて使い分けるとよいでしょう。
メールの見落とし対策（自分）
自分自身に届いたメールも見落とさないよう対策をしたいところですね。
自分自身に対するメール見落とし対策をご紹介します。
毎日のメールチェック
みなさん毎日メールチェックをしているとは思います。
会社に帰ってきて最初にする、朝出勤して最初にするなど、ルール化しているかもしれません。
ここでのメールチェックは最新メールだけでなく、2～3日前のメールまで遡ることをおすすめします。
一度素通りしたメールにこそ見落としがあります。
過去のメールも含めて確認する時間を作ることで、メール見落としの対策をしましょう。
スマホへの転送
会社のメールアドレス宛てのメールは、フリーメールを作りスマホに転送させる設定をしておくとよいでしょう。
受信通知を入れておきリアルタイムで確認します。
会社に戻ってのメールチェックと合わせて2重の見落とし対策になります。
会社用のアカウントをフリーメールを作っておくと整理しやすくて便利ですよ。
社員同士のコミュニケーションなら、そのままメール確認の旨を返信しましょう。
相手も読んだことを把握できるので安心できるはずです。
ToDoリストに整理
顧客からの見積依頼メールなど仕事が増えたときは、ToDoリストなどに整理してやるべき仕事として忘れないようにしましょう。
メールチェックと合わせて、ToDoリストのチェックでやるべきことの見落としを減らすことができます。
ToDoリストへの整理は即座に行う習慣づけをしておくと忘れにくくなります。
これも会社へのメールを転送し、いつでもスマホで確認しておくこととリンクさせるとさらに精度が高まりますね。
メールの見落とし対策 まとめ
メールの見落としは、ついつい受け取った側のチェック漏れを責めたくなります。
しかし、システムの問題だと考えてメールの見落とし対策を立てるようにしましょう。
- 確認した旨を返信させる
- 開封確認を要求
- LINEや電話をする
これらの対策を送り手側も行って、見落としを減らす工夫をすることが大切です。
メールチェックしたかの返信がなければ、送り手側も確認するようにすればメール見落としはかなり減らせるはずです。
- 毎日のメールチェック
- スマホに転送する
- ToDoリストに整理
メールの受け手としてもこれらの見落とし対策を行うことを徹底しましょう。
システムやルール化で、根本的にメールの見落としがなくなるよう対策を立てることが重要です。