よく「報連相をするときには結論から話しなさい」と注意されることがありますよね。
結論から話すことでどのような効果があるのでしょうか？
まずは、結論から話すべき理由を理解して、結論から話すコツと上手な使い方をマスターしましょう。
結論から話すべき理由
報連相をするときに結論から話すべき理由は、大きく分けて2つ挙げられます。
この2つの理由を理解せずして、結論から話すだけだと失敗することがあります。
詳しく確認していきましょう。
要点をまとめ端的に話せる
色々なことを指示する上司の元には毎日多くの報連相が集まってきます。
そして、管理職など役職が上がるにつれてたくさんの仕事を抱えるようになります。
そのため管理職はスピーディに仕事をこなしたいと考えています。
>>せっかちで仕事が早い人（指示する立場に多い）との上手な接し方！
ここで、部下に要点のまとまっていない報連相をされると「要点をまとめて結論から話せ！」となるのです。
時間を効率的に使いたいという上司の考えと、時間のかかる報告や要点のまとまっていない報告は相反しているのです。
結論→理由（必要に応じて背景・経緯・主観）と要点をまとめることで端的な報告となります。
報告の時間をコンパクトにした最低限の報告に対して、必要なことを管理職が確認していけばよいのです。
結論と理由が重要なので要点もまとめやすいですよね。
逆に結論が後になる報告は、理由・背景・経緯・主観といった報告が先にきてしまいます。
結局何が言いたいのか分かりにくかったり、時間がかかったりすることが注意される原因なのです。
悪い会話例
「部長、今A社と折衝しているのですが、A社は競合B社の社長と仲が良いようです。競合B社の社長といえば価格だけではなく人脈力が強いですよね。先日A社に見積提出したのですが、見積条件がですね…」
切り出しから何を言いたいのか分かりにくいですよね。
良い会話例
「部長、今A社との折衝中なのですが見積価格について相談させてください。
人脈力の強い競合B社の社長と繋がっているようです。見積条件は…」
このように結論から話すと要点が端的にまとまりやすくなります。
話を聞く準備をしてもらう
結論から先に話すことでもう一つ大事なのが「話を聞く準備をしてもらう」ことです。
相手に話を聞いてもらいたいときにはこの準備が大切です。
忙しく仕事をしている上司に、重要度も要件も分からない会話から始めると聞く準備をしてもらいにくいのです。
報連相において重要度も要件も分からないスタートは上司からするとマイナスポイントです。
この回りくどい会話に「結論から先に話せ」となってしまうのです。
せっかちな人や忙しい人ほどこの感覚は強くなりますので、相対する人に合わせたコミュニケーションスキルであるともいえます。
悪い会話例
「部長、少々お時間よろしいですか？部長が覚えているか分かりませんせんが、以前インターネットで問い合わせのあったA社と取引することになりました。A社は戸建て建築が得意な会社のようです。あ、それであの相談がありまして、実は支払い条件なんですが手形を希望されておりまして…」
支払い条件の話だと分かるまでに時間がかかっていますよね。
良い会話例
「部長、新規取引することになったA社が支払い条件で手形を希望されています。ご相談したいのですが少々よろしいでしょうか？」
これだけでスタートが終わります。
話を聞く準備をしてもらうことで、指示をする内容を考えながら会話ができるのです。
結論から話さないほうがよいこともある
結論から話すことがすべてではありません。
結論から話さないほうがよい場合もあるのです。
どんなケースが当てはまるのか確認してみましょう。
マイナスインパクトの強すぎる話
マイナスインパクトが強すぎる話は、ゆっくりと時間を取ってもらい話した方がよい場合もあります。
理由が重要な場合にマイナスインパクトが強すぎると、結論を聞いた時点で「なぜだ？」という上司の感情が先行してしまう可能性があるからです。
この「なぜだ？」が負の感情である場合、それがその後の理由まで引きずってしまうことがあります。
例を挙げてみましょう。
- 会社辞めようと思います→なぜだ？
- 有給1週間取らせてください→なぜだ？
- A社から仕事を打ち切られました→なぜだ？
最初に負の「なぜだ？」がくるとイライラや怒りの感情で理由を聞かれる可能性があります。
冷静に話をしたいときには順を追うことも大切です。
唐突すぎる切り出し
結論の唐突すぎる切り出しは上司が検討する時間を与えません。
考える時間が必要なことに対して、いきなり結論から話すのは悪い報連相です。
「部長、見積金額これでいいですか？」
いきなり見積書を見せて判断を仰ごうとしても、その背景が分からないと適切な指示は出せません。
どこが競合なのか、工期や納期、原価、顧客の情報など色々な要素を積み上げて積算する見積に対して、いきなり指示は出せません。
考える時間が必要なことに、唐突に結論から話すのはやめましょう。
結論から話すコツ まとめ
結論から話す話術を身に付けると、報連相の質はグッとあがります。
- 要点をまとめて端的に話す
- 話を聞いてもらう準備をさせる
結論から話すメリットは理解しておきたいところです。
そして、報連相の質が高い部下を上司は重宝します。
社内営業の一つとしても身に付けておきたいスキルの１つです。
もちろん対顧客においても必要なスキルです。
使い分けをマスターして、報連相の質をあげていきましょう。