ダラダラと時間だけかかる長い会議って本当に無駄ですよね。
結局何も決まらず、次回また検討しましょうとなったりします。
そんな無駄な会議はもうやめましょう！
結論が出て、時間内に収まる。
そんな良い会議のあり方を考えていきます。
長い会議の理由
長い会議とはどのような会議でしょうか？
どうして長い会議となってしまうのでしょうか？
ダラダラと無駄が多く、寝ている社員やぼーっとしている社員が散見されることもあります。
長い会議となってしまう理由には下記のことがあげられます。
1つ1つ確認してみましょう。
会議の場で０から考える
会議の場で初めて議題が出て、その場で0からみんなで考える。
これは非常に無駄です。
会議の場がスタートで考え始めるのでは良い提案をまとめることもできません。
意見は一部の人間からしか出てきませんし、当然出てきた意見もまとまりません。
何人かを指名してその場で意見を聞くなんて無駄なのです。
考えてきた意見だからこそ協議ができるのであって、何かを決めることはできません。
そして、次回の会議への保留事項となります。
時間がかかってダラダラする上に何も決まらないのです。
司会進行がダラダラしている
会議を回すには司会進行役が必要です。
司会進行の立ち回りによってはダラダラとしてしまいます。
1つ1つ報告や議題を区切って進めるのに、キレが悪いと非常に締まりのない会議になってしまいますよね。
自分でダラダラと話す司会進行には要注意です。
誰が担当するかで会議の進み方は大きく異なってきます。
会議資料を読み上げる
会議資料の読み上げは非常に無駄な時間といえます。
誰かが読み上げるスピードよりも目で読むスピードの方が速いはずです。
読めば分かることですし、重要なこと以外はすべて読み上げる必要はありません。
事前に資料を配布しておけば、補足情報中心で報告すればよいのです。
一字一字読み上げる時間は非常に時間を要していることを指摘してもよいでしょう。
一部の人にしか関係ない話がある
全体で行う会議の場において、一部の人にしか関係ない話をしていることは関係のない人達にとっては無駄な時間です。
この場で協議しなくてもよいだろうと思いながら聞いているわけです。
個別に協議すればよい話を時間を割いて集まっている全員でする必要はありません。
セクションごとで行えばよいことはセクション内で行えばよいのです。
欠席者がいる
会議は原則出席すべきです。
全体で共有すべき会議に欠席者がいると、共有すべき情報の漏れや決定事項の把握漏れが発生します。
逆に出席しなくてもよい程度の会議なのであれば、会議自体を行う必要性もありません。
欠席者を容認していることで共有漏れしていたミスが発生します。
参加予定者全員を集めて行う会議だからこそ意義のあるものにしないといけません。
２種類の会議
会議には２種類の会議があります。
- 議題を協議して決定させる会議
- 共有と問題点を吸い上げる会議
この目的を両方達成させようとするがために、ダラダラと長い会議になってしまうのです。
２つの会議をを分けて行うと会議のスピードは格段に上がります。
議題を協議して決定させる会議
1番最初に取り組むべきは各セクションの長を集めた管理職会議を事前に行うことです。
協議事項や議題の決定をするのは管理職であるべきです。
全体会議で協議するのではなく、管理職のみの会議で協議を行うと効率的なのです。
全体会議はこれにより協議事項がなくなります。
出てきた問題点や課題を次回の管理職会議で協議するということに流れを作れば、大幅な時間短縮となります。
共有と問題点を吸い上げる会議
全体会議やセクション会議では既に決定させたことを周知・共有させる場とします。
一般社員の意見があれば吸い上げますが、あくまでも決定するのは管理職なのです。
会議の場で協議はせず、意見を聞き次回の会議までに決定させます。
そして、事前に決定事項として管理職が決定したことを次の会議で周知させるのです。
協議するのは管理職会議のみとし、全体会議やセクション会議を協議の場としないことで大幅な時間短縮となります。
正しい会議の在り方
問題点の吸い上げ・協議・決定・共有。
これらをすべて同時に行おうとするため会議は長くなっていきます。
- 議題を協議して決定させる会議
- 共有と問題点を吸い上げる会議
この２つの会議の正しい在り方を具体的に考えていきましょう。
協議する会議の正しい在り方
議題を協議して決定させる目的の会議の正しい在り方は下記のとおりです。
この会議は議題や問題点を決定させることが目的となります。
そのため色々な意見を討議する必要がありますので、決定権を持つセクション長などのみで開催すべき会議です。
議題が事前に共有されている
それぞれのセクションや前回会議などで吸い上げられた議題を、1つに集約し事前に共有しておくことが大切です。
その場で初めて議題を考えるようでは時間がかかってしまいます。
司会進行役などにそれぞれの議題を集約し、事前に議題や問題点を共有しましょう。
議題について各自意見を考えてくる
事前に議題が共有されていれば、各自意見を考えてくることが可能になります。
共有するだけでは意味がありません。
それぞれの立場で意見を考えてくるからこそ、会議の場で協議できるのです。
司会進行役がしっかりしている
司会進行役がいない、または仕切れないとダラダラと長い会議になってしまいます。
共有を目的とした会議よりも、協議して決定する会議の方が時間がかかります。
そのため、メリハリをつける意味でも時間短縮する意味でも会議の司会進行は大切です。
意見を出し合い結論が出る
セクション長を集めた会議で結論が出ないのでは意味がありません。
意見を出し合い結論を出すことが大切です。
折合いを付けられず次回持ち越しということもあるかもしれませんが、時間を決めて討議するようにします。
次回までに情報を調べたり、考えたりして再討議するようにしましょう。
ダラダラして保留と、考えてきた意見を出し合い保留では異なるのです。
予定時間内に終わる
会議の終了予定時間を大幅に超えてしまうということは往々にしてあります。
やはり予定時間内に終わらせる会議をめざしましょう。
スタート時間に誰かが遅れるということはあり得ませんし、参加者全員が同じ意識を持つことが大事です。
共有する会議の正しい在り方
決定事項との共有と問題点を吸い上げる会議において、良い会議は下記のように定義したいと思います。
全体会議やセクション会議が共有と問題を吸い上げる会議に該当します。
1つ1つ確認してきましょう。
全員が参加している
決定事項を共有するわけですから、特別な事情がない限り原則全員参加としましょう。
ここがルーズだと共有されなかったミスが発生しやすくなります。
欠席した社員だけに共有事項を指示しても漏れが発生しやすくなりますので注意が必要です。
会議後に決定事項が徹底される
会議で共有した決定事項が一般社員から忘れられたり、実行されていなかったりしないよう徹底される会議は良い会議といえるでしょう。
メリハリのある会議は一般社員も集中して聞いています。
会議後の実施状況で良い会議であったかが試されます。
報告や問題点を吸い上げる
一般社員からの報告や問題点を吸い上げ、次の議題を決定させる会議における議題がないか確認が必要です。
一般社員からの報告や指摘は会社を良くしていくのに必要です。
会議の場での反対意見や問題点の指摘は、しっかりと吸い上げ次回に活かしていきましょう。
議事録で後から内容が確認できる
決定事項が共有されず、あとから確認もできないという事態は避けなければなりません。
報告や意見などが後で分からなくなってしまっては困ります。
会議の内容を取りまとめておきましょう。
簡単でも構いません。
共有ファイルとして誰でも確認できるようにしておくことをおすすめします。
予定時間内に終わる
協議する会議としなければ時間短縮が可能となるはずです。
報告や意見の吸い上げはしっかりと行うようにして、協議については行うようにすることがおすすめす。
人数が多ければ多いほど収拾もつかなくなりますし、意見が出てこないこともあります。
長い会議の無駄対策 まとめ
ダラダラと長い会議、結論の出ない会議はいち早く解消すべきです。
まずは協議して決定する会議と、共有と問題点を吸い上げる会議を明確にすることが大切です。
それぞれの目的に合わせた解消法で結論が出る、予定時間内に終わる良い会議を目指しましょう。
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