営業事務がいるかいないか、営業事務が仕事をできるかできないかで全体の数字は飛躍的に変わります。
営業事務を育てることで営業の事務処理が減り、外交活動を増やせるからです。
営業事務に仕事内容を理解させ、育成するメリットをご紹介しましょう。
営業事務の仕事内容
営業事務にしてもらう仕事内容を大きく分けてみましょう。
まずは簡単な仕事、基礎となる仕事なので必ず身に付けさせたし仕事内容です。
1つ1つ確認していきます。
営業事務の仕事内容①電話の初期対応
会社になる電話の初期対応は社員全員の仕事ではありますが、自分以外の電話が大半ですので取り次ぎや不在時の連絡先確認など意外と時間がかかるものです。
この電話の初期対応を営業事務一手で引き受けてもらえると、社員全員の負担軽減になります。
担当者が在社していれば取次ぎます。
不在の場合は戻り時間を伝えたり、折り返し連絡させる旨を話します。
電話があったことや折り返しの報告は電話やメールで行います。
1回2分としても20本の電話対応をすれば40分費やすことになります。
この電話の初期対応は営業事務に行ってほしい仕事の1つです。
営業事務の仕事内容②各種書類作成
計画書・見積書・納品書・請求書・社内書類など、営業は多くの書類に追われています。
担当営業マンでなければなかなか作成が難しい書類もありますが、誰にでも作成できる書類も存在します。
これらの書類作成を営業に変わって営業事務が行うことで、営業マンの事務作業の時間を短縮できます。
そのため、営業事務にはなるべく多くの書類作成を行えるように育成したいところですね。
営業は入力の仕事は多いので、PCスキルは最低限ワードやエクセルの基本操作ができるほうが望ましいといえます。
さらにいえば入力スピードが速い方が望ましいでしょう。
⇩営業に必要なPCスキルはどれくらい？
>>営業のパソコンスキルはどの程度必要？最低限身に付けておきたいこと
営業事務の仕事内容③郵送手配
営業は契約書、請求書などの各種書類から商品や報告書などの梱包や郵送手配が必要となります。
営業マン自身が郵送手配するようだと、数が多い場合意外と手間になります。
このような誰でも対応ができるような仕事は営業事務に頼みたいところです。
郵便番号を調べて、送付先を記載したり入力したりする仕事も数が多いと時間を使います。
最初に営業事務に教えたい仕事の1つですね。
営業事務の仕事内容④コピーやスキャン
会議資料など多くの印刷が必要な場合もあるかもしれません。
印刷をする時間、とりまとめをする時間もばかにはなりません。
コピーやスキャンも簡単な仕事です。
営業自身が行うようでは時間がもったいないですね。
簡単な仕事は営業事務に頼んで、営業は自分でしかできない仕事に専念できるようにしましょう。
営業事務の仕事内容⑤来客の対応
どんな会社にも来客があるはずです。
宅配業者さんからお客さんまで様々な来客があります。
受付対応の担当者がいれば別ですが、営業セクションへの来客は営業事務が対応できるようにしたいところです。
打合せスペースへの誘導したり、お茶を出したりする来客対応を営業事務ができるような体制ができると楽ですよね。
営業は外出の多い仕事ですので決まって在籍していられることが少ないといえます。
常に在社している営業事務が対応できるようにしましょう。
営業事務が会社にいるメリット
営業事務がいるメリットが出てくるでしょうか。
営業サイドの視点が考えてみましょう。
誰にでもできる仕事をしなくてよくなる
営業マンは多くの仕事を抱えています。
各種書類作成や郵送手配など、誰にでもできる仕事を自分自身で行わなければならず、外交活動を増やせないと悩む営業マンも少なくありません。
営業マンは営業マンにしかできない仕事に時間を多く使いたいところです。
営業事務がいるのであれば、誰にでもできる仕事は営業事務に任せてしまいましょう。
また、営業事務がいない会社は営業事務の採用を考えてみましょう。
営業マンが誰にでもできる仕事に時間を使いすぎているようでは非効率である可能性がありますよ。
外交活動の時間を増やせる
書類事務などの手間を減らすことができれば、営業マンの本分である外交活動の時間を増やすことができます。
外交活動とは顧客との電話営業や顧客とのこれに面会が当たります。これらの外交活動の数と、受注量は比例していきます。
見積した全てが仕事になるわけではありませんので、営業の分母を増やすことが受注量を増やすために必要なのです。
外出先からも仕事を頼める
営業事務が常に在社している環境があれば、外出先からも事務仕事を頼むことが可能になります。
会社に戻ってから事務仕事を依頼すると、営業事務が仕事を抱えていて時間内に間に合わなかったり、時間がかかったりします。
時間内に間に合わず、営業自身が行うようでは非効率です。
外出先からでも頼める仕事は頼んでおきましょう。
外出先から仕事を依頼しておけば、会社に戻るころには事務仕事が終わっているはずです。
頼める仕事を早めに頼んでおけるのが、常に在社している営業事務のメリットの1つといえます。
⇩営業事務の活用もタイムマネジメントの1つです！
>>「忙しい！」「時間がない！」を解決するタイムマネジメントの極意！
営業事務はどの程度育成するとよいのか
営業事務はパートや契約社員などの場合も多いはずです。
営業事務はどの程度まで育成すればよいのか考えてみましょう。
営業マンと同レベルの理解度
営業マンが行っている外交活動以外のほぼ全ての仕事をできるところまで営業事務を育てると、会社としてはものすごく楽になります。
これは、営業マンを3年位育成するのと同レベルまで引き上げるのですからなかなか難しいことです。
営業事務は実際に外交活動を行わないので理解が難しい部分があります。
正社員でなくパートや契約社員の場合労働時間も少ないので、長期間勤務してもらわないといけないからです。
長期勤務が可能な人材を育成できるかがカギとなりますが、営業マンと同レベルの営業事務を確保できると飛躍的に作業効率が向上します。
会社から顧客に連絡をできる
まずは、簡単な問い合わせを顧客に対してできるところまで、営業事務のレベルを引き上げると仕事の幅を広げることができます。
顧客からの電話受けにはすぐ慣れると思いますが、自ら発信するまでに育てるのは業務の理解度や応用力が求められます。
Q＆Aの作成や社内での練習を行うことで顧客への発信をできるように育成したいところです。
さらに欲をいえば、客先へのアポイント電話を代行できるところまで育成すると頭数を一つ増やせるようなものです。
>>電話営業でアポを取るコツ！【受付突破編と担当者との会話編】
客先まで簡単なおつかいができる
顧客への電話発信までできるようになれば、客先までの簡単なおつかいを頼めるようにしたいところです。
指定請求書の購入、報告書や書類などの引き上げ訪問など営業活動のほか、行かなければいけないが誰でも良いという仕事もあります。
このような簡単なおつかいを頼める営業事務がいると、さらに営業は外交活動に専念できます。
最低限のオフィスカジュアルの用意や、ビジネスマナーを身に付けさせなければならないのでハードルは高いかもしれません。
しかし、ここまでできる営業事務の育成ができると非常に楽です。
営業事務の仕事内容とメリット まとめ
営業事務の存在意義は煩雑な営業実務のサポートにあります。
営業が外交活動に専念できるように、なるべく無駄な事務作業は減らしたいところです。
営業の本分は外にでて顧客から仕事を取ってくることにあるのに、事務作業で一日が終わってしまうこともあるのです。
なるべく長期間勤務できる人材を確保し育成しましょう。
なんでもできる営業事務を育成すると飛躍的に全体の数字にも影響がでてくるはずですよ。
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⇩強い組織の作り方とは？
