納期遅れはあってはいけません。
納期に間に合わせるように段取りすることは仕事を受ける時点で前提条件です。
しかし、納期遅れは様々な事情により発生し得ることです。
そこで、納期遅れが発生してしまいそうなときに解決に導く手順を解説します。
納期遅れとは？
まず納期遅れとはどのような状態かを確認してみましょう。
納期の定義から確認してみます。
納期の定義
納期とは納入期限の略です。
注文された商品を納める期限。
請負業務の業務を完了させる期日を示すこともあります。
〇月〇日までに納品するという取り決めを取引成立時には行います。
商品だけではなくサービスや報告書などの納品期日にも使われます。
それは書面による場合と口頭による場合がありますが、期日が無期限の取引というのはまずありません。
⇩まずは納期遅れの対策
>>納期遅れの対策6つ！正しい納期管理でトラブルを最小限にしよう
納期に遅れそう
事前に取り決めしていた納期に対してイレギュラーや問題が発生し、間に合わなくなることがあります。
これが納期遅れが発生する多くの原因です。
納期遅れには様々な原因によって発生します。
納期に遅れそうであるという事が分かったときに、営業はどのように対応すべきかが問われるのです。
納期がすでに過ぎている
気づいたときに納期が過ぎていた。
顧客から納期がきているのに納品されないと催促されて発覚する事態です。
納期管理ができていない非常にお粗末な事態ですね。
納期に関してゆるい事案であれば、謝罪して急いで納品すれば済むかもしれません。
だいたい〇日後に納品するという取り決めであれば、多少の前後は許されるでしょう。
しかし、納期を過ぎての催促の時点で大きく信用を損なっています。
謝罪では済まないこともあるかもしれません。
顧客に損失を与えてしまった場合には取引が停止するだけでなく、損害賠償などへと発展するケースまであり得ます。
納期遅れの対応手順
納期に遅れそうという事態が発覚した時点でどのように対応すればよいのか？
流れをまずは確認してみます。
1.納期遅れの理由を確認する
2.顧客に詫びて状況を説明する
3.顧客の限界納期を確認する
4.自社の納期を調整する
5.無理なら謝罪して可能な対応を取る
上記の手順に従って解決させていきます。
解決するための対応手順を解説しましょう。
納期遅れの理由を確認する
自社の納期遅れに対応するには理由が何なのか？
これが分からなければ対応するにも対対策が立てられません。
納期遅れの理由から対応を考えていきます。
自社の怠慢や都合による問題は顧客には関係ありません。
急に人が辞めた、機械が故障したなどの理由は通用しません。
それでも納期遅れとなった事情を説明しなければ理解は得られないので理由というのは大事なのです。
逆に全国的な○○不足といった共通認識に基づく納期遅れは理解が得られます。
必要な資材が納入困難であるという状況の説明で納期を遅らせることも可能になるのです。
そして、どれくらいで納品できるか目途も確認しておきましょう。
顧客に詫びて状況を説明する
納期遅れとなりそうな事態が発覚したら、理由を確認したのちすぐに顧客に連絡します。
まずは迅速に詫びて状況を説明することが大切です。
言い訳とならないように真摯にわびて状況報告しましょう。
顧客にとっても損失や信用を失いかねない問題です。
簡単な話ではありません。
一緒に解決していくという考えで動けるように協力できるかがカギとなります。
怒られることも、信用を損なうことも覚悟して真摯に対応することです。
今後の仕事がなくなっても、この仕事をどうにか終わらせることに全力を尽くさなければなりません。
ここで顧客が別の業者を含めて対応を考えるなら、その損失を多少被ってでも一緒に解決していく道を探すことが必要かもしれません。
顧客の限界納期を確認する
一般的に納期とは顧客の確認の時間も必要となるので多少の猶予があるはずです。
また、顧客もさらに納入する顧客がいて、エンドユーザーが誰なのかで対応も少し異なってきます。
エンドユーザーが対する顧客であれば、顧客との限界納期の調整となります。
顧客もさらに納入先があるならば、その納入先への納期の交渉をしてもらう必要があります。
ここで顧客と一緒に解決する体制が取れていないと厳しいわけです。
少しずつ猶予をもらい限界納期を確認してもらいます。
猶予に対して可能か限りのことをするしかないのです。
自社の納期を調整する
納期の猶予を少しでももらえれば、自社の納期を最優先で調整します。
他の仕事の納期を可能な限り後伸ばしするなど調整して段取りを組み直しましょう。
顧客の限界納期に対して間に合わせることが最優先です。
他の顧客にも頭を下げたり調整したりすることも必要です。
顧客の協力も含めどうにか間に合わせることができれば解決となります。
顧客との信頼関係が増すこともあれば、今後の仕事を打ち切られることもあるかもしれません。
それでもどうにか間に合えば解決といえるでしょう。
無理なら謝罪して可能な対応をとる
顧客から猶予をもらった限界納期に対しても、どうしても間に合わないということになれば大きく信用は損なわれます。
厳しい叱責や損害賠償なども含めてペナルティの覚悟は必要です。
できることは真摯に謝罪することと可能な対応をとることです。
顧客も大きなペナルティをを負うかもしれません。
契約の問題もありますが、可能な対応をとるようにしましょう。
失った信用を取り戻すことは大変なことですし、取り戻せないかもしれませんが0からやり直すしかありません。
納期管理の重要さを再確認していて、立て直すことに注力しましょう。
納期遅れの対応 まとめ
納期遅れの対応は手順を追って解決していきましょう。
納期遅れとなりそうなことが分かった時点で、すぐに顧客に状況報告をしていて一緒に解決に向かうことがポイントになります。
まずは納期遅れが発生させないことが大切ですが、どうしても発生してしまう納期遅れも冷静に対応できるようにしましょう。
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