「あれ、あのファイルどこだ？」なんて言いながら無駄な時間を使っていませんか？
フォルダとファイルがきちんと整理されていない PC では、探したいファイルがなかなか見つからないという無駄な時間が発生します。
そこで探したいファイルがすぐ見つかるフォルダとファイルの基本整理術を教えます。
フォルダとは？ファイルとは？
フォルダとファイル。
見てのとおりですね。
黄色いアイコンがフォルダ。
エクセルやワードはファイルです。
フォルダとファイルの意味からまず確認していきましょう。
フォルダとは？
フォルダとは複数のファイルをまとめておく入れ物のような役割をしています。
フォルダの中にまたフォルダを入れたり、ファイルを入れたりして整理をしていきます。
大きな箱の中に中ぐらいの箱や小物を入れていくイメージをするとわかりやすいかもしれません。
ファイルとは？
ファイルとはワードやエクセルなどで作られたデータの総称です。
営業で使われる多くのファイルはワードやエクセルが中心で作られています。
これらのファイルを作成したはいいのですが、どこに保管したか分からなくなってしまうことがあるのです。
フォルダとファイルの基本整理術
どこに何が入っているか分かるようにするにはどのようにすればよいのでしょうか。
フォルダとファイルの基本整理術を確認していきましょう。
フォルダとファイルに名前をつける
まずはフォルダとファイルにはしっかりと名前を付けておくことが大切です。
フォルダは入れ物・ファイルは小物と考えてみましょう。
外側から見て何が入っているか分からないフォルダ。
小物だらけで探し物が見つからないファイル。
これは名前で一目瞭然にしておくことが重要です。
特にフォルダは一瞬で判断できるような、名前をつけておくようにしましょう。
フォルダを並び替える
フォルダもよく使う順に並び替えておくと便利です。
上記のように順不同に並んだフォルダ。
使いやすいように並べるには頭にアルファベットや絵文字をつけると整理しやすくなります。
名前順で並べると頭文字が優先されます。
アルファベットを付けてよく使うものを上に持ってくると探す時間が省けます。
ファイルはすべてフォルダ内に入れる
ファイルはすべてどこかのフォルダ内に入れておきましょう。
特に共有するフォルダ内で個人のファイルが散在していると、整理がつかなくなってきます。
見積書のファイルであれば、見積書のフォルダ内に収納します。
共有フォルダ内では特に個人ファイルを置かないように徹底しましょう。
ファイルがなくなるとすっきりします。
フォルダ内に階層をつくる
大きな箱➡中ぐらいの箱➡小さい箱➡小物。
このようにファイルが多いのであれば、フォルダの中でフォルダ分けをして階層をつくっていきます。
フォルダ内にファイルがあればあるほど探しにくくなります。
フォルダ内にファイルが100個あれば結局探すのに苦労します。
フォルダ内に階層を作って、外側のラベルで確認できるようにしておくと探すのが楽になりますよ。
フォルダとファイルを整理する上やってはいけないこと
フォルダとファイルを整理する上でやってはいけないことはどんなことがあるでしょうか？
なかなかファイルが見つからない原因を確認しておきましょう。
ファイル名を適当につけて保存
新しくファイルを作ったときに、時間がないからと適当な名前をつけてしまうと後で見つけられなくなります。
ファイルを保存するときには、「名前をつけて保存」として分かりやすい名前にしておきましょう。
ファイル名は小物の外観です。
見た目で似たようなものが並ぶと探しにくくなってしまいます。
一瞬で判断がつくような名前にしておくとよいでしょう。
また、共有のひな形ファイルは上書き保存禁止をファイル名に明示しておくこともおすすめです。
間違って上書きすることがないように対策しておきましょう。
ファイルをデスクトップに貼り付ける
一時的にファイルを保存するときにデスクトップは便利な場所です。
すぐ使うから・よく使うからといって、デスクトップに保存していく人が少なくありません。
しかし、デスクトップがアイコンだらけという人は整理ができない人の代表格です。
デスクトップがアイコンだらけになると、フォルダの外側にもファイルを置くようになります。
必ず共有フォルダ内にファイルは収納していきましょう。
不要なファイルを残しておく
3か月に1回程度は不要なファイルを消す時間を設けましょう。
何年も前に完了している仕事のファイルはもう使いませんよね？
データが増えれば増えるほど、当然探し物は見つかりにくくなります。
消してしまうことに不安があるのなら、バックアップを取ってもよいです。
不要なファイルだらけの状態はゴミの山に住んでいるようなものですから、定期的に不要なファイルを消すという習慣を作りましょう。
フォルダとファイルの整理の基本 まとめ
フォルダとファイルがきちんと整理されていれば、ファイルを探すという無駄な時間がなくなります。
改めてフォルダとファイルの整理の基本と、やってはいけないことを確認しましょう。
これらは、あくまでフォルダとファイル整理の基本です。
ファイルを探す時間は積み重ねるととても大きな無駄時間になりますので、今すぐ改善していきましょう。
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