競争入札参加資格審査書類の作り方。整理のコツと必要書類を教えます

建設業界

競争入札参加資格審査。

官公庁営業で書類作成を担当される方は、時間のかかる作業をしなければなりません。

ここで、どの自治体にもある程度共通する競争入札参加資格審査書類の作り方を解説します。

競争入札参加資格審査書類の整理のコツと必要書類をご紹介しますので、参考にしてみてくださいね。

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競争入札参加資格審査書類とは

競争入札参加資格審査書類とは、官公庁の入札に参加するための必須書類です

入札参加、入札参加書類、入札審査書類などとも呼ばれます。

申請は大きく分けると工事物品に分かれ、さらに細分化されていきます。

入札参加を希望したい業種について、必要書類を取りまとめ一定期間に提出しなければならないのです。 

 

申請には新規登録と更新があり、その都度書類の提出が求められます。

自治体によりますが2~3年に一度更新が必要になり、各自治体に必要書類を郵送などしなくてはなりません。

近年では共同運営化が進み、複数の自治体分の申請をまとめて行えるようになってきましたが、かなりの手間がかかる作業です。 

 

まだまだ一括提出できないエリアもあり、希望する自治体のホームページを確認して書類作成する必要もあります。

自治体は数多くありますので申請自治体が多ければ多いほど大変です。

まずは、競争入札参加資格審査書類を作るときのポイントから確認していきましょう。

競争入札参加資格審査書類の注意点

競争入札参加資格審査書類の注意点から押さえておきましょう。

一番最初に確認すべきポイントを紹介します。

希望業種と申請自治体は絞る

まずは自社が施行できる希望業種と申請自治体を絞っておきましょう。

自社とまったく関係ない業種を入札参加申請しても仕方がありません。

可能な限りに広めに申請はすべきですが、ムダに終わることも多いので時間のかけすぎに注意したいところです。

 

次に入札参加を申請する自治体の絞り込みも大事です。

基本的には申請エリアに支店や営業所がないと入札に参加することができないことが多いのです。

東京本社・東京支店として、長野県の自治体に競争入札参加資格申請書類を提出したところで、ほとんど入札に参加できる案件はありません。

 

入札は地元業者縛りの案件が多いのが実情ですので、エリアを広げすぎることで手間も増えることは認識して選別しましょう。

提出期間を把握する

重要なのは競争入札参加参加資格審査書類の受付期間です。

提出期間を1日でも過ぎると受付してもらえません。

 

まずは希望する自治体について、申請期間をまとめて整理しておきましょう。

すべて同じタイミングではないので、希望自治体ごとに整理することが大切です。

 

入札参加書類は期日が近い自治体から整理しておかないと、すぐに用意できない書類もありますので注意が必要です。

申請自治体により様式が異なる

申請自治体によって提出様式が異なります。

共同運営で一括送付できる自治体はまだ楽なのですが、物品などは自治体ごとに申請することが多いものです。

 

自治体ごとの様式に本社情報などを入力しなければなりません。

様式が異なるのですべてをコピペすることもできません。

申請自治体のホームページから様式とマニュアルのダウンロードを行うだけでも相当な時間を要します。

 

簡単な入力は事務社員に頼めるような環境を作っておかないと大変ですよ。

競争入札参加資格審査書類の整理のコツ

競争入札参加資格審査書類の整理にはコツがあります。

闇雲に進めると大変なので手順を整理しておきましょう。

提出期間を整理する

書類の提出期間の整理が最も大事です。

早くてもダメですし遅くてもダメです。

特に期日は1日でも過ぎると受付してもらえなくなる可能性が非常に高いので注意しましょう。

 

そこでおすすめしたいのは自治体ごとのフォルダを作成し、フォルダタイトルに申請期間を明記することです。

このように提出期間をまず整理しておくと、いつまでに提出すればよいか一目瞭然です。

期日が迫っている自治体から提出していき、期日を超えることがないよう注意しましょう。

 

申請先のマニュアルと様式をダウンロードする

自治体ごとのフォルダを作成したら、フォルダに申請先のマニュアルと様式をダウンロードしていきましょう。

ファイル名はそのままダウンロードすると、ほとんどローマ字名で表記されます。

 

何のファイルか分かりにくくなるので、少し手間ですがファイル名をわかりやすく変更しておくと便利です。

  • sinseisyo→申請書
  • ininjyo→委任状
  • seiyakusyo→誓約書

ローマ字表記のファイルだと一瞬何のファイルか分かりにくいですね。

PDFの記入例と様式ファイルはすべて自治体フォルダごとに整理しましょう。

時間のかかる書類を先にまとめる

競争入札参加資格審査書類の整理において、必要書類の取得に時間のかかる書類があります

それを後回しにしてしまうと、期日に間に合わなくなる可能性があるので注意しなければなりません。

 

一番気を付けたいのは会社代表者印の取得が必要な書類です。

申請したいのが支店や営業所の場合でも、委任状や誓約書といった書類は本社代表印が必要になります。

 

本社が近くにない場合、簡単に本社代表印は取得できませんよね。

期日が迫った中で印鑑のために慌てることが想定されます。

 

一番最初に代表者印鑑が必要になるような書類をまとめて、押印を取得するようにしましょう。

 

印鑑文化の切り替えを官公庁も進めてはいますが、印鑑必須は大きな手間がかかりますね。

>>印鑑(ハンコ)終了の流れになるか?テレワークで進む印鑑の電子化

競争入札参加資格審査書類の必要書類

自治体により様式や必要書類は異なるので注意しなければなりません。

  • チェックリスト
  • 競争入札参加申請書
  • 委任状か使用印鑑届
  • 誓約書
  • 納税証明書
  • 財務諸表(決算書)
  • 履歴事項全部証明書(登記簿謄本)
  • 業務経歴書
  • 資格や登録書類
  • 封筒やレターパック
  • その他必要な書類

競争入札参加資格審査書類の必要書類を確認しましょう。

チェックリスト

入札参加書類の頭には、提出書類のチェックリストを付けることが多いはずです。

自治体によって必要書類が異なりますので、必要書類を確認するために使います。

〇や✓をつけて、書類の有無を確認する書類です。

実際にすべて書類の有無を確認しながら整理しましょう。

競争入札参加申請書

どの自治体においても申請書は必要になります。

本社住所・電話番号などの情報、申請する支店や営業所の情報・従業員数や前年度の売上高など様々な情報が求められます。

希望業種などは業種一覧から選別する必要もあります。

 

会社情報についてすべて回答できるようなバックデータを用意して入力していきましょう。

基本情報などは事務社員に入力させることがおすすめです。

 

官公庁営業担当者ですべて入力するようだと莫大な時間を要します。

委任状か使用印鑑届

委任状か使用印鑑届はどちらかを提出することになります。

(ほとんどの場合、どちらかで大丈夫です)

会社の代表者印を使用する場合は使用印鑑届、支店長印や営業所長印を使用する場合は委任状を提出します。

これらの書類はどちらも会社の代表者印が必要になります。

取得に時間がかかるので早めに取得すべき書類です。

誓約書

暴力団などとの関係がないことを誓約する書類です。

誓約書の多くは代表者印を求められます。

支店長印や営業所長印ではダメな場合が多いので、早めに用意すべき書類です。

納税証明書

会社の場合、税金の未納なしを証明する書類を提出しなければなりません。

税金滞納業者とは取引しないということですね。

 

法人税などの未納を証明する書類は「その3の3」といわれる書類です。

3か月以内の証明を求められることが多いので、期間に注意してください。

 

もう1つ、申請する自治体の管轄内に支店や営業所を構えているのであれば、その自治体の納税証明書も提出する必要があります。

埼玉県であれば埼玉県税、さいたま市であればさいたま市税の証明をそれぞれ取得しに行く必要があります。

この手続きには委任状(会社の代表印必要)が必要になりますので、早めに対応するようにしましょう。

財務諸表(決算書)

財務諸表(決算書)の提出が求められる場合があります。

直近の2か年分の決算書類を用意しておきましょう。

また、申請データに前期売上高や自己資本などの記載が求められることがあります。

決算書の読み方も最低限必要になります。

履歴事項全部証明書(登記簿謄本)

履歴事項全部証明書(登記簿謄本)が求められることがあります。

この書類も3か月以内を求められることが多い書類ですので期日に注意しましょう。

コピーで大丈夫なことが多いので、スキャンして使いやすいところに保存しておくと楽ですよ。

業務経歴書

業務経歴書は過去2か年分の官公庁実績を記載します。

官公庁から指名をもらうための自己アピールとなります

なるべくたくさん色々な種類を記載したいところです。

申請先によって書式も異なるので、非常に時間のかかる書類となります。

契約期間や契約額も求められるので整理しておきましょう。

資格や登録書類

希望業種に必要な資格証などが必要になります。

申請する希望業種に関連した資格証をまとめておきましょう。

コピーで複数セットまとめておくと便利です。

封筒やレターパック

指名参加の書類は原則郵送の自治体が多いのが実情です。

その際の封筒ルールも自治体により異なります。

競争入札参加資格審査書類在中」と赤字で記載などルールがありますので注意しましょう。

書類到着確認が必要な場合は切手つきの返信封筒も必要になります。

その他必要書類

その他、自治体が必要とする書類が異なりますので都度確認しましょう。

  • 写真付き事業所の案内図
  • 障害者雇用関連書類
  • ISO関連書類
  • 有資格者名簿
  • その他必要書類

申請業務によってその他色々な書類を求められます。

マニュアルやチェックリストを確認して漏れのないようにしましょう。

 

競争入札参加資格審査書類の作り方 まとめ

競争入札参加資格審査書類の作成担当者は、申請の時期に多くの時間を費やし作成することでしょう。

2~3年に1度ということもあり、なかなか覚えられませんし初めての方は特に大変なはずです。

大変ですがマニュアル・記入例・様式を照らしながら、漏れのないように整理することが大切です。

 

申請書類は変更される可能性もあり、前回と同じ書類も使えません。

会社代表印の取得など面倒も多いですし、統一様式がないのも大変な要因です。

 

今後さらなる簡易化が求められますが、現実的には紙印刷・押印・郵送が求められる書類です。

取得に時間がかかる書類もあるので期日管理しながら整理することが重要です。

競争入札参加資格審査書類の整理のコツや必要書類を理解して、なるべく時間短縮を目指して処理しましょう。