営業進捗状況を全営業マンで共有するメリットと進捗管理表の作り方

営業マネジメント

営業の進捗状況はどのように管理していますか?

進捗管理を営業マン個人だけに任せていると出遅れたり、間違った行動をしていたりするかもしれません。

営業管理職は営業マンの進捗状況を把握し、適切な指示をすることが大切です。

そして、全営業社員の進捗状況は共有することでさらに強い組織となります。

営業進捗状況を共有するメリットと共有しやすい進捗管理表の作り方について解説していきます。

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営業進捗状況報告で必要な情報

営業の進捗状況報告にはどんなことを共有することが必要でしょうか?

営業進捗に必要な情報を解説します。

顧客情報

顧客情報は何よりも大切ですね。

社名と事業内容は必ず最初に報告しましょう。

業界に長くいる上司や先輩は社名を聞いただけで色々な情報を提供してくれるはずです。

どのような規模の会社で何を得意にしているのか、営業戦略を立てる上で必要になりますので報告前に自分でも調べておくことをおすすめします。

案件情報

営業している顧客にはどのようなニーズがあり、どの商品やサービスを営業するのかをわかるようにしましょう。

営業進捗を記録する際にはどの自社商品で営業しているのかを記録しているとよいですね。

進捗リストの基になる案件が明確であれば記録しておきたいところです。

〇求人広告を出しているリストなら掲載媒体や機関

〇公共工事に営業するなら落札情報など

 

営業の進捗状況

営業の進捗状況は動きがある都度更新しましょう。

現在の営業段階をわかりやすく仕分けしておくと見やすくなります。

営業進捗の仕分け
  • 未連絡・アポイント調整中
  • 担当者名不明・未コンタクト
  • 連絡済・アポイント調整
  • 連絡済・不調
  • 折衝中

段階的にフィルタで色分けしておくのがおすすめです。

電話した日付や担当者名を記録しながら更新していきましょう。

営業進捗状況を全営業マンで共有するメリット

営業進捗状況は営業マン個々と管理職だけとしている会社もありますが、全営業マンで共有できるようにすることをおすすめします。

営業進捗状況を共有するメリットを解説します。

バッティングを避ける

営業マンの人数が多くなると同じ顧客に対して、別の営業マンがコンタクトを取ってしまうことがあります。

折衝している顧客に対して、新規営業をかけてしまうなど目も当てられません。

顧客にとっては大変失礼な話です。

営業がバッティングしてしまうことは顧客にとっては関係のない話で、情報共有が出来ていない会社として会社全体の株を下げることになります。

 

営業のバッティングが起こらないように全員が情報共有するようにしましょう。

必要な情報提供をしあえる

全営業マンで進捗状況を共有することで、必要な情報共有を行うことができます

以前営業したことあるけど、購買部から最後厳しいネゴがあるから気をつけろよ。

A社は俺が担当しているB社の系列だから、少し根まわししてみるよ。

先輩社員が持っている情報を提供してもらったり、営業戦略的なアドバイスももらえます。

情報を共有することでチームも強くなりますね。

良い営業・悪い営業を共有する

スピード感も進捗状況を情報共有することで生まれてきます。

優先度の高い案件に対して、アプローチが遅れて上司から怒られている社員を見て、自身の担当顧客へのスピード改善を行います。

 

捕まえにくい担当者を何度も連絡して捕まえた先輩社員を見れば、粘る大切さを学ぶこともできるでしょう。

良い営業・悪い営業の進捗状況を見ることで、自分自身の営業状況を改善させるのも共有するメリットのひとつです。

営業進捗管理表の作り方

営業進捗状況は管理表として作成しましょう。

営業進捗管理表を作る上でのポイントを紹介します。

共有エクセルで作成する

営業進捗管理表は共有エクセルで作成しましょう。

どこからでも誰でも加工できるようなファイルにするといいですね。

 

Office365やドロップボックスなどのストレージサービスを使うと便利です。

随時更新して最新の状況を共有しておきましょう。

営業の進捗管理表に必要な情報

営業の進捗管理に必要な情報を網羅しておきましょう。

営業進捗管理に必要な情報
  • 営業担当
  • 顧客会社名
  • 事業概要
  • 住所・電話番号
  • 顧客担当者名
  • 会社規模・従業員数
  • 営業進捗状況(連絡日・連絡状況)
  • 見積工種・金額
  • 備考

エクセルで一元管理すためには、これらの情報があると便利です。

営業リストとリンクさせる

進捗状況管理表は、営業リストや顧客リストとリンクさせると非常に便利です。

営業リストや顧客リストと一体化できれば、管理もしやすくなります。

 

ボリュームが大きくなりすぎるのであれば分けても大丈夫です。

顧客リストとは目的も異なります。

会社ごとに使いやすい型を探してみましょう。

営業進捗状況を共有するメリットと進捗管理表の作り方まとめ

管理職は個々の営業進捗を確認し、適切な指示を出すことが大切です。

そして営業の進捗状況は管理職だけではなく、全社員で共有すると組織的に強くなります。

進捗管理表を作り、必要な情報は共有しましょう。