「忙しい!」「時間がない!」を解決するタイムマネジメントの極意!

営業

「忙しい!」

「時間がない!」

 

毎日満員電車に揺られなかなか帰れない。

やるべきことが多すぎてミスをしてしまう。

残業に疲れて休みの日は家でダラダラ。

 

そんな時間の使い方はもったいないと思いませんか?

適切なタイムマネジメントで1日を、1年をもっと効率的に使いましょう。

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「忙しい」「時間がない」を解決しよう

「忙しい」「時間がない」口癖のように言ってしまっていませんか?

仕事は段取り次第で無駄な時間を大きく削減できます。

 

適切なタイムマネジメントを理解すれば、うまく仕事を捌くことができるはずです。

適切なタイムマネジメントの手順を確認してみましょう。

 

忙しい、時間がないを解決するタイムマネジメント
  • やるべきことをリスト化する
  • 緊急度重要度を整理する
  • 期日設定をしてスケジューリングする
  • 頼み事は最初に依頼する

詳しく解説していきます。

やるべきことをリスト化する

営業の仕事は見積や提案書の作成といった書類作成や、顧客との面会といった受注活動が中心になります。

しかし、受注活動以外にも行わなければならない仕事はたくさんあります。

 

技術サービスを扱う会社であれば、社内の技術職の引き継ぎや受注後のフォローから、納品・請求まで関わるのが多くの営業マンです。

また、顧客数を多く受け持つと捌く力も必要になります。

 

多くの営業マンは忙しさから何かを疎かにしてしまったり、忘れてしまったりして失敗した経験があるはずです。

失敗しないまでも忙しさに耐えきれず、辞めていく人も少なくありません。

 

そこでおすすめしたいのは、日々やるべきことをリスト化することです。

 

やるべきことがあればあるほど、一度立ち止まってやるべきことを紙に書き出してみましょう。

ここで、全て書き出すことが大切です

書き出すことで忘れずに済みますし、業務量の把握ができるのです。

緊急度、重要度を整理する

やるべきことをリスト化したら、次に業務の優劣をつけます。

下記の3つに大きく分けてみましょう。

1.期日が近く、急いで処理する必要がある(緊急度が高い)業務

2.期日が先又はなく、急がなくてよいが大事な(重要度が高い)業務

3.期日が先又はなく、重要度が比較的低い業務

 

緊急度が高くかつ重要度が高い業務は当然最初に対応が必要です。

クレームの処理などがこれに当たります。最優先での対応が必要ですので、除外して考えましょう。

 

ここで多くの営業が間違うのは、2の期日が先又はなく、急がなくてよいが大事な(重要度が高い)業務を疎かににしてしまうということです。

 

業務のリスト化により、忘れや漏れはかなり減るはずです。

しかし、重要度が高い業務を後回しにしてしまうことで期日間際になって焦ったり、精度の低いものになったりしてしまいがちなのです。

 

皆さんも子供の頃夏休みの宿題で自由研究を後回しにして、ギリギリで困った経験をした人も多いのではないでしょうか?

自由研究は何を作るか考える時間や作成する時間が必要で、重要度の高い仕事といえます。

これを後回しにしてしまうがために、夏休みの終わりに時間に追われながら精度の低いもの完成させるのです。

 

営業の場合は電話営業を優先しろ!

これと同様に、営業マンも重要度が高い仕事を後回しにすると失敗します。

営業の仕事で例えると、大きな仕事のありそうな顧客への電話営業は重要度が高い仕事です。

面会のアポイントを取らないと先には進めません。

 

電話営業のコツはこちら!

>>電話営業でアポを取るためのコツ!【受付突破編と担当者との会話編】

 

しかし、日々の忙しさにかまけて、アポイントが取れるまで電話することを怠ります。

これによりスピード感で他の会社に負けて、不調となるのです。

大きな仕事の見積作成を優先しろ!

また、大きな仕事を受注するための提案書や見積書の作成は受注に関わる重要な仕事です。

これらの重要度の高い仕事を後回しにしたり、精度の低いものにしたりする事で、受注は取れず忙しいままなのです。

 

重要度の高い業務は時間をたくさん要する必要があります。

 

そのため早い段階で、しっかりと時間を確保して取り組む必要性を認識しておかないと失敗してしまうのです。

クレームの処理などがこれに当たります。最優先での対応が必要ですので、除外して考えましょう。

期日設定してスケジューリングする。

業務のリスト化と優劣を設定したら、期日設定をしてスケジューリングしましょう。

ポイントとなるのは期日設定をするということです。

 

やらなければいけない期日から逆算して予定を立てます。

1日の時間は限られています。

その上でそれぞれの業務にかかる時間を想定して、今日はここまで終わったら帰るという線引きをしておくのです。

 

緊急な仕事と簡単に捌ける仕事は早めに捌いてしまいます。

リスト化した業務量が減ったほうが管理しやすくなるからです。

 

そして、重要度の高い仕事に使う時間をなるべく多く割きます。

顧客とのアポイント調整、大きい仕事の提案書や見積書作成といった受注活動に大きく関わる業務の時間をしっかりと確保することが大切です。

 

どれだけスケジューリングしても、緊急の仕事や重要度の高い仕事は毎日飛び込んできます。

その都度、業務リストと優劣を整理して、スゲジューリングを見直すようにしましょう。

頼みごとは最初に依頼する

抱えている仕事のうち、誰かに頼む仕事は最初に依頼するようにすると効率的です。

 

営業事務がいる会社を例にあげてみましょう。

出先や会社に戻ったらまず営業事務に頼める仕事を整理して指示をします。

そうすると、他の作業をしているうちに依頼した書類が完成してくるはずです。

チェックバックして1つの作業が完了します。

 

>>営業事務の仕事内容と育てるメリット!営業事務が育つと営業は楽になる

 

これを他の作業を優先して後で落ち着いてから頼もうとすると、営業事務が他の仕事を抱えてすぐに対応できなかったり、退勤の時間となってしまったりします。

すると結局自分自身で行わなければならなくなります。

頼める環境があるのであれば、誰でもできることは誰かにやらせましょう。

 

自分にしかできないことを行うべきです。

 

また、協力会社への見積依頼や計画書依頼など、自分だけではできないことや時間がかかることも早い段階で依頼することが大切です。

期日ぎりぎりになって依頼しても迷惑がかかりますし、ミスが発生する可能性も高くなります。

誰かに依頼する仕事は優先的に行うようにしましょう。

 

⇩営業の1日のスケジューリングに関する記事はこちら

>>優秀な営業の1日のスケジュール。効率的な動き方を考察する。

 

忙しい、時間がないなら朝活をしろ!

忙しい、時間がないと思うのなら早朝の時間を活用しましょう。

朝活をすることで時間を有効に活用できるはずです。

早朝出勤で満員電車から解放

満員電車の通勤で毎日どれだけ苦痛な時間を過ごしているでしょうか?

通勤が片道1時間として往復2時間。1ヶ月20日として月40時間、1年で480時間を通勤に費やしています。

 

それだけあるはずの有効な時間を、スマートフォンも使えない満員電車で費やすのはもったいない時間です。

早朝出勤に切り替えることで、多くの問題が解決します。

 

早朝の電車で座ることができれば、スマートフォンやノートパソコンでゆっくり仕事をすることも可能です。

また、満員電車からのストレスから解放されるのは大きなメリットです。

 

>>通勤時間を活用しよう!ビジネスやスキルに大きく差がつく活用方法

 

残業でダラダラ働くのであれば、早朝出勤に切り替えるのも手段の1つです。 

営業はみなし労働となる会社が多いので、残業せず早朝出勤に切り替えても問題ない会社はたくさんあります。

未だに就労時間で縛る会社もあるかもしれませんが、効率的に働けるのなら提言してもよいでしょう。

静かな環境で集中できる

早朝の社内は静かで邪魔するものがないので、集中して仕事をすることができます。

営業の仕事は顧客との電話対応で作業が中断されがちです。

 

作業の中断により集中力は低下しやすく、なかなか捗らないというのはよくあることです。

 特に夕方は顧客からの問い合わせも多くなります。

 

そのため、夕方に受けた仕事を今日中に処理してしまおうと残業することが多くなりがちです。

これらの仕事を翌朝静かな環境で、誰にも邪魔されずに処理できると仕事はずっと楽になりますよ。

 

⇩朝活のメリットをもっと知りたいなら

>>朝活のメリットと効果とは?自ら継続することで検証してみた

 中長期的なタイムマネジメント

タイムマネジメントは1日や1週間のスケジューリングだけではありません。

中長期的なタイムマネジメントをしておきましょう。

5年後の自分から逆算する

皆さんは5年後の自分を想像していますか?

5年後の自分を想像せず、ただ目の前の仕事をこなすことしかしていない人は要注意です。

 

そんな人はきっと5年後も今と変わりなく、同じ仕事をしている可能性があります。

まずは5年後の理想を描きましょう。

トップセールスをあげていたい、管理職になっていたい、まずは自分の理想を持つことです。

 

理想を持たないと理想には近づけません。

そして理想は目標に変えて、逆算して行動しないと実現できません。

 

5年後にトップセールスをあげるのであれば、3年後はこれくらいできていないと達成できない。

1年後はこれくらいできていないと達成できない、という工程が見えてくるはずです。

5年後の理想の自分に合わせたスケジューリングをまずは引いてみましょう。

PDCAを回す

5年後、3年後、1年後と達成状況を描いたら、1年間のスケジュールを立てます。

これも進捗確認ができるよう、3ヶ月単位程度に区切って考えるとよいでしょう。

段階的な達成状況をなるべく数値化して、3ヶ月毎に進捗を確認します。

 

遅れがあれば原因を分析し対策を講じる。このこれを繰り返しで達成状況に近づくことができます。

この流れをPDCAサイクルを回すと表現します。

Plan(計画する)→Do(実行する)→Check(確認する)→Action(改善して次につなげる) を意味します。

 

PDCAサイクルを繰り返していくと進捗管理をすることができ、問善点が解決していきます。

どれか1つでも行っていないとうまくいかないことがあります。

PDCAサイクルを回すことで達成状況に近づけるのです。

「忙しい」「時間がない」の解決 まとめ

タイムマネジメントを徹底すると残業時間を大幅に削減できるだけでなく、ミスも大幅に削減することができます。

 

また、どれだけ効率的に動けるかで、営業活動のキャパシティを大きく広げることになります。

仕事のリスト化、優劣の決定、期日からの逆算という流れはどの仕事にも共通しますので、日々見直すようにしましょう。

 

時間は誰にでも平等ですが、時間の使い方次第で仕事量には大きく差がつきます。

タイムマネジメントをしっかりと行って、時間を有効に使えるようにしてくださいね。

 

優秀な営業マンの1日のスケジューリング

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