話しかけにくいオーラが出ている上司っていますよね。
むしろ、「今話しかけるな」という雰囲気をわざと出している上司もいます。
でも、話しかけにくい上司はデメリットだらけ！
逆に話しかけやすい上司はメリットだらけです。
どうしたら気軽に話しかけられる上司になれるのか、そのコツを紹介していきましょう。
話しかけにくい上司の特徴
話しかけにくい上司の特徴を下記にあげてみました。
あなたの会社の上司はどうでしょう？
もしくは管理職であるあなたはどうでしょう？
いくつか当てはまる上司は改善が必要です。
実をいうと、以前の私自身がほぼすべて当てはまっていました。でも、部下から言われた一言で目が覚めました。
「いつも忙しそうで聞きたいことが聞けません。それって課長失格ですよ」
すごく腹が立ちましたが、それまでの自分を思い返して反省すべき点がたくさん見つかりました。それから一つ一つを改善していくことを決めたのです。
では、それぞれの特徴を解説していきましょう。
話しかけにくい上司①いつも忙しそう
中間管理職はやることが多くなり非常に忙しくなります。
いつも忙しそう、ではなく実際に忙しいのが本当のところです。
そのため、社内でパソコンに向かい合って必死に作業したり、ずっと電話をしたりしていると、忙しそうに周りからは見えていることでしょう。
忙しそうに作業している上司の手を中断させて、声掛けをするのは部下からするとためらってしまします。
「今ならよいかな？」
「今はいそがしそうだな」と上司の様子を見ながら、声をかけなければいけなくなるのです。
話しかけにくい上司②会社にいない
上司自身の業務効率で考えれば、直行や直帰は時間効率を上げる手段で非常に便利です。
また、外出時間も不定期で上司がいつもどこにいるのかわからない状態である会社もあるでしょう。
しかし、報連相をしたいときに会社に上司がいつもいないのでは、部下からすると仕事がしにくい状況であるといえます。
電話やメールだとなかなか伝わりにくい部分がありますし、頻度が多いと手間でもあります。
部下が在社することが多い時間帯に在社していない上司は話しかけにくい上司といえそうです。
話しかけにくい上司③怖い顔をしている
普段の表情などあまり気にしていないかもしれませんが、怖い顔をしている上司には話しかけにくいものです。
注意や叱責はときに必要なことではあります。
しかし、普段怒ってばかりいる上司は普段の表情も険しくなりがちです。
他愛のない会話をしていても注意されそうと思ってしまうと、声をかけるのを躊躇してしまいます。
話しかけにくい上司④第一声が不快そうな声
忙しくて何かに集中しているとき、横から声をかけられると作業が中断してしまいます。
そのため、ついつい第一声の返事が不快そうな声になってしまいがちです。
「何？」といら立ちを隠さないその第一声を受けることが繰り返されると、部下は段々と報連相をすることが嫌になってきてしまいます。
特に、管理職になると多くの報連相を受けて多くの判断をしていかなければなりません。
そのファーストステップで躓いてしまうのです。
話しかけにくい上司⑤後回しにする
誰でも自分の段取りの中で仕事はしたいものです。
それは当然部下も同様です。
早く確認したいことや今聞きたいことを上司に声をかけるのですが、上司の段取りの中で後回しにされてしまうことは往々にしてあります。
猶予のある書類確認は書類受けにいれておけばよいかもしれませんが、部下も早いレスポンスがほしいのです。
「課長、今少々よろしいでしょうか？」
との声かけに対して忙しそうに
「ちょっと待って」「あとで確認して声かけるから」
このように毎回言われると、部下は話しかけるタイミングを探らなければならなくなってしまいます。
特に繰り返される「ちょっと待って」はタブーです。
よく使っている上司がいるのではないでしょうか？
話しかけにくい上司⑥目を合わせない
上司に声をかけたときにパソコンに向かいあったまま、目も合わせないで作業をしながら受け答えをしていませんか？
並行して仕事ができていると自分では思っていても、部下からの解釈は全く異なります。
いつもちゃんと話を聞いてくれいない、ちゃんと話をきいているのかな？が部下の本音です。
「～しながら」で聞いたことは、以前報告受けたことを忘れてしまうこともありますし、集中して報告を聞いてもらえないと考えてしまうのです。
話しかけやすい上司になるとどうなる？
話しかけやすい上司になるとメリットがあります。
そのメリットにはどんなものがあるのでしょうか？
下記に列記してみましょう。
話しかけやすい上司と、話しかけにくい上司で主にこのような差が出てきます。
それでは一つ一つ確認してみましょう。
部下から率先して報連相がある
上司に話しかけやすいと、部下は率先して報連相をしてくるようになります。
あまりタイミングを気にせず、気軽に話しかけられれば小さい報告でもしようと思うものです。
上司が「忙しそうだな」「イライラしてそうだな」と思うから、部下は報連相を後回しにしたり、怠ってしまったりするのです。
「なんですぐに報告しなかったんだ！」
と怒っている上司がいますが、自分自身に問題があるのかもしれませんよ。
報連相により適切な指示が出せる
報連相がたくさん集まってくると、細かい部分まで適切な指示を出すことができます。
適切な指示を出せることによりトラブルを未然に防ぐ、受注確率を高めるなどの具体的なメリットも出てきます。
質の高い報連相をもらうためには、まず話しかけやすい環境づくりが必要であることも認識しなければなりません。
>>上司が求める正しい報連相と何度も注意される悪い報連相の違い
信頼関係が増す
上司に話しかけやすいことにより、多くのコミュニケーションを取るようになります。
上司と部下の信頼関係ができない原因の１つには、コミュニケーション不足が挙げられます。
部下が上司を敬遠してしまうと信頼関係は構築できません。
コミュニケーションを多くとるところから信頼関係は作れるものです。
上司は適切に報連相をしてくれると部下を信頼し、部下は上司が話を聞いてくれる、適切な指示を出してくれるとお互い信頼しあえる関係を目指しましょう。
上司も部下も楽しく仕事ができる
気軽に話ができる関係ができると雑談もしやすい関係が構築できます。
いつも仕事の話だけという上司と部下ではなく、プライベートのことも気軽に話せると楽しく仕事ができるようになります。
仕事上の話には一線を置きつつ、フランクな会話ができているでしょうか？
休憩などオフのコミュニーションでは、冗談を言い合える関係でも良いのです。
モチベーションが上がる
話しかけやすい上司となることで多くの相乗効果があり、部下は仕事のモチベーションが上がりやすくなります。
営業の仕事はやる気やモチベーションに大きく左右される仕事です。
モチベーションが低ければ数字も上がりませんし、上司が嫌で辞めていく営業マンもたくさんいます。
部下のモチベーションが低いのは上司に原因があることも多いのです。
>>営業をやる気にさせる7つの方法！管理職次第で部下のやる気は大きく変わる
話しかけやすい上司になるコツ
部下が話しかけやすい上司になるには自分の意識次第です。
難しいことではありませんので、意識を持って取り組んでみてください。
「課長、今よろしいですか？」ではなく、「課長、～の件ですが」と話しかけれるようになっていればよい状態です。
お伺いをたてるのではなく、普通に話しかけられる状態であることが大切です。
では、話しかけやすい上司になるにはどのようにしたらよいでしょうか？
話しかけやすい上司になるコツを紹介します。
手を止めて目を見て聞く
部下から声をかけられるときは、多くの場合書類の作成やチェックをしているときか、パソコンに向かい合っているときです。（電話中や打ち合わせ中は話しかけてきませんよね）
そのときは集中していたり、急いでいたりすることが多いものです。
そこに「課長！」と声をかけられると、集中を切らせる必要があります。
そのため、ついついパソコンに向かい合いながら目を合わせず、手も止めずに話を聞いてしまうのです。
部下からすると忙しそうで話しかけるタイミングが難しい上に、「やっぱり忙しいんだな」「ちゃんと聞いてもらえるかな」と不安なのです。
集中して作業していても手を止めて目を見て聞くようにするを繰り返すと、部下は気軽に積極的に報連相ができるようになります。
「手を止めて目を見て聞く」これって簡単に思えて、意外と難しいことです。
意識していないとなかなかできませんので、意識的に取り組んでみましょう。
第一声に気を付ける
集中して作業しているときに、横から声をかけられると第一声がイラっとした声で返事を返してしまいがちです。
「何？」「ちょっと待って」といった言葉はタブーです。
部下が相談しようとすら思わなくなってしまいます。
集中して作業していても「課長！」と声をかけられたら、第一声は「おう、どうした？」と軽く、明るく返事を返すくらいがちょうどよいのです。
第一声の声のトーンや態度に気を配って返事をすると効果的です。
最初の反応がよいと気軽に声をかけやすくなりますので、意識を持つようにしましょう。
いつも在社している時間を作る
中間管理職は忙しいポジションです。
いつ在社しているか分からない、いつも何か聞きたいときに会社にいないということになると話しかけにくいですよね。
そこでおすすめしたいのが、「いつも在社しているという時間を作る」ということです。
例えば、夕方5:00～6:00は在社するように決めて、社内で周知させておくのです。
スケジュールはこの時間は必ず毎日いると決めておけば、特別なことがない限り調整できるはずです。
「俺に何か聞きたいことがあるなら、夕方5:00～6:00は常に在社するようにするからそこで聞いてくれ」
このように報連相の時間を作っておくと、部下も話しかけやすくなります。
話しかけにくい上司から、話しかけやすい上司になるメリットとコツ まとめ
話しかけやすい上司になると部下が率先して報連相を行うようになってきます。
部下自ら報連相があると適切な指示をを出せるので、トラブルを未然に防ぎ、受注確率も向上させることができます。
そのためには、上司自らも話しかけやすい環境づくり、雰囲気作りをしなければなりません。
手を止めて目を見て聞く、第一声に気を付けるということは簡単なことではありますが意識を持たないとなかなかできないことです。
話しかけやすい上司となることはメリットがたくさんあります。
ぜひ意識的に取り組んで部下との良い関係を築いていきましょう。
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