紙を減らすペーパーレス化が叫ばれる中、なかなかうまく進めらずにきた会社も少なくありません。
ペーパーレス化をするにはいくつかの障害があったからです。
リモートワークが進むときだからこそペーパーレス化を推進すべきです。
ペーパーレス化のコツを考えて前に押し進めましょう。
ペーパーレス化とは
まずはペーパーレス化とは何か？
ペーパーレス化の意味とメリットから考えてみましょう。
ペーパーレス化の意味
ペーパーレス化とは直訳すると「紙を少なくする」という意味です。
これは、オフィス内の書類を減らす取り組みを意味しています。
そして、書類を減らすという取り組みの先に、書類の電子化をしていくということに繋がります。
ペーパーレス化は国も推奨しており、様々な書類の電子化も進んできています。
しかし、まだまだ紙文化はなくなっておらず、推進しようとしてもそこにいくつかの障害があり、中断してしまっていた会社も少なくありません。
ペーパーレス化のメリット
ペーパーレス化することのメリットをあげてみましょう。
- 保存場所のコスト削減
- 紙・インク代・処分費の削減
- 電子上でデータを閲覧できる
これらはとても大きなメリットです。
1つ1つ確認してみます。
保存場所のコスト削減
紙の保存にはコストがかかっています。
広いオフィスを借りる必要がありますし、倉庫を借りているかもしれません。
紙によって場所を費やしていると考えると、減らすことはコスト削減につながります。
紙・インク代・処分費の削減
紙・インク代も馬鹿にはなりません。
ペーパーレス化していない会社ではものすごい量が消費されています。
シュレッダーや個人情報書類の処分にも紙はコストがかかっています。
これらの削減は大きなメリットといえるでしょう。
電子上でデータを閲覧できる
紙の書類を探すのに時間がかかったという経験をしている方も多いのではないでしょうか？
紙は探したい書類を探すのが大変です。
電子上で保管していればいつでもどこでも閲覧できます。
書類の電子化も探しやすくなるので非常に便利です。
ペーパーレスの障害
良いことだらけのペーパーレス化ですが、そこにはいくつかの障害があります。
これらの障害がペーパーレス化を阻んでいたのです。
確認してみましょう。
古い会社の文化
大事な書類は紙で保存しようという古い紙文化は会社に根付いてしまっています。
これはなかなか簡単に変えられるものでありません。
一部会社内には電子化に反対する声もあったりします。
また、自社でペーパーレス化を推進していも顧客がそうとは限りません。
指定様式の紙請求書などは今でも流通しており、顧客に合わせる必要があるのです。
印鑑もまた古い会社の文化の1つです。
リモートワークをしているのに、わざわざ印鑑を押すためだけに出社しないといけないということも起こりえます。
古い会社の文化がペーパーレス化の障害となっているのです。
>>印鑑（ハンコ）終了の流れになるか？テレワークで進む印鑑の電子化
GMOグループが印鑑をもう使用しないと宣言して話題にもなりましたね。
電子化にかかるコストと手間
書類の電子化と簡単にいっても、莫大な量の紙を電子化するにはコストと手間がかかります。
この電子化にかかるコストと手間が電子化の障害となっています。
電子上に残っていない書類であれば、いちいちスキャンして整理する必要があります。
この電子化は一朝一夕ではできません。
本当に必要な書類であれば保存する必要がありますが、不要な紙との仕分けも大変です。
データを見やすく管理しようとするなら、ただスキャンするだけでなくデータベースを構築する必要があります。
このような電子化の手間とコストがペーパーレス化の障害となっているのです。
社員のITリテラシー
紙媒体がデータベース化されるということは、いつでもどこでも書類を確認出来て非常に便利になります。
会社内にしか存在しなかった書類がどこからでも回覧できることになります。
ただし、ITリテラシーの低い社員によっては、個人情報の流出などが起こることが懸念されます。
厳重に書類を管理する仕組み作りと社員のITリテラシーの向上が、ペーパーレス化には障害となります。
これもすぐに行うのは難しいことの1つなのです。
ペーパーレス化を推進するコツ
ペーパーレス化の障害を踏まえて、推進していくコツを考えてみましょう。
リモートワークが進んでいる今こそペーパーレス化に切り替えるチャンスです。
リモートワークで半強制的に印刷をやめる
リモートワークを進めていると紙印刷が不都合な場面が増えてきます。
紙の資料確認は会社にいる人に頼むか、出社時に確認するしかありません。
>>営業もリモートワークって可能？できることと難しいことを考察する
やはりこれでは業務に支障をきたすので、紙印刷をやめて書類の取り交わしはメールや共有フォルダ上で行うように変化していきます。
また、わざわざ出社が必要だった社判の押印も、電子印を活用する会社が増えてきています。
対顧客に対してもなっリモートワークを理由に書類の電子化も認められるようになってきています。
半強制的なシステムの変化を利用して書類の電子化を推し進めるのです。
既存書類は重要なものだけ選別
既存書類も精査してみると不要なものが多いはずです。
すべてを電子化しようとすれば、コストと手間がかかるかもしれません。
ただ、共有してよく使うような書類だけに限定すれば、それほど手間はかからないはずです。
実は保管している多くの書類は不要なもので溢れています。
いつ使うか分からないが、念のため取っておくというものが多いことに驚かされるはずです。
共有で閲覧度の高い書類から電子化を進めることが、ペーパーレス化を推進するコツといえるでしょう。
全社員で取り扱いを共有
ペーパーレス化に伴う電子書類の取り扱いルールを整備して、全社員で共有することが大切です。
個人情報の管理は特に大事です。
万が一流出してしまう事態にでもなれば、会社の信用を大きく失います。
リモートワークを並行するときだからこそ、早急な管理体制とルール化を行うことが大切です。
物理的な支障があるからこそ、腰の重かった会社のスピードアップがなされます。
ルール化に時間がかかっていたわけで、一度ルール化してしまえば運用はどんどん進むはずです。
ペーパーレス化の障害とコツ まとめ
ペーパーレス化の障害となる部分がどこなのか？
これを確認してつぶしていくことがペーパーレス化を推進していく最大のコツです。
- 古い会社の体質
- 電子化にかかるコストと手間
- 社員のITリテラシー
ペーパーレス化を阻むのがどこなのかを確認してみましょう。
リモートワークの必要性があるときだからこそ、ペーパーレス化に加速して取り組めるはずです。