「会社の電話は3コール以内に出るように」
会社によってはこれが鉄の掟のように徹底されていますね。
当たり前のルールではありますが、なぜ電話を3コール以内に取る必要があるのでしょうか？
3コール以内に取るべき理由と仕組化について解説したいと思います。
会社の電話を3コール以内に取るべき理由
会社の電話を3コール以内に取ることには大きく3つの効果あります。
- お客様を待たせない
- 教育されているのがわかる
- 会社の規律性が高まる
詳しく確認していきましょう。
お客様を待たせない
3コール以内で電話に出ることで、電話をかけてきたお客様を待たせません。
ほとんどの会社が電話にはすぐ出るので、遅い会社は逆に目立ちますね。
実際に法人営業として営業電話をしてみるとわかりますが、ほとんどの会社は1コールで電話に出ます。
ここにはタイムラグがあり、かける側の1コールは受ける側で2コールくらいの差があります。
受ける側で3コールしているとなると、かける側では大体2コールしています。
実は3コールでも遅いのです。
電話をかける側が2コールしたら電話に出るのが遅いと感じるはずです。
教育されているのが分かる
いつ電話をかけても電話に出るのが早い会社は、かける側からするとよく教育されているなと感じることでしょう。
電話へのレスポンススピードだけで、組織が教育されていることは見抜かれてしまうのです。
いつも最初に電話を取る事務への教育はもちろんです。
- ・事務が別の電話対応しているときには別の人がすぐに電話を取る。
- ・事務よりも早く電話に出ようとする人がいる。
このような教育が徹底されている会社は、組織として強くなってきます。
会社の規律性が高まる
電話を3コール以内で取る。
これを会社として徹底させることで会社の規律性が高まります。
事務が取るだろう・誰かが取るだろうと考える人には注意し、電話に出るよう促します。
電話が鳴ったときに待ち合うような組織は、このうような注意ができない組織となり、規律性が失われていくのです。
この程度のルールが徹底できない会社は、指示や注意のない会社・自律性のない会社となっていく可能性があるのです。
電話が3コールなっても出ない会社のデメリット
電話が３コールなっても出ない会社はどんな印象を与えるのでしょうか。
小さなことですがデメリットがありますので確認しておきましょう。
電話をかける側は遅いとイライラする
電話をかける側の立場で考えてみましょう。
法人に電話をかけているのになかなか出ない。
おそらく2コール、相手側で3コールしても出なかったら遅いと思うはずです。
そんな小さい会社なのか、統率が取れていないのかと不振感とイライラが湧いてくることもあるでしょう。
自動音声で始まる場合も番号入力させられてイライラしたりしますよね。
電話の応対までに時間がかかることは、イライラに繋がるデメリットです。
レベルの低い会社と思われる
コールはしているのに電話になかなかでない。
これだけでレベルの低い会社だと思われます。
社員の教育ができていない・会社に誰もいないのか？と疑われても仕方ありません。
電話に出るのが遅いだけで、ここまで思われてしまうのはデメリットですよね。
電話に最初に出る事務員がいなくても、代わりに誰かが対応する会社の仕組みを作れていないことを露呈することになります。
統率が取りにくくなる
電話は3コール以内に取る。
こんな簡単なルールですら徹底で来ていない会社では
- 挨拶を大きな声でしなくてもい。
- 電話口の声が暗くてもよい
- 大きな声で私語をし続けてもよい
こんなことすら許されてきます。
これは会社としてのルールが働かず統率が取れなくなっていきます。
当たり前のルールを徹底できない会社は、みんな指示に従わなくなっていくんですね。
指示事項に従わない、反発してくる部下に悩んでいるのであれば、電話は3コール以内に出るのを徹底するくらいのことは全社員に徹底させましょう。
>>指示に従わない部下のトリセツ。2種類のタイプ別に考えよう！
電話を3コール以内で取る仕組みの作り方
電話を3コール以内に取ることを、全社員で徹底させるにはどうしたらよいでしょう？
徹底させる仕組みの作り方を考えてみましょう。
新人教育として行う
電話の初期対応は新人の練習にするとよいでしょう。
新人に電話はすぐ出ることが当たり前と教育すると、何年たってもその慣習は残ります。
だからこそ、多くの会社で電話の初期対応を新人教育に行っています。
逆に、この慣習を持たずに新人期間を経過してしまった社員は、いつまで経っても電話を取らない社員になりがちです。
新人教育の一環として電話を3コール以内に取らせるようにしましょう。
早く出る人の評価を高める
電話に早く出る人ほど社内的な評価を上げるようにするとよいでしょう。
電話の初期対応のほとんどは自分宛てではないはずです。
だからこそ、電話の初期対応を率先できる人は評価すべきです。
面倒なことを進んで行ってくれるわけですから。
自分の手が止まる面倒なことを率先できる社員はきちんと評価しましょう。
誰も出ないときには社員全員を注意
電話に誰も出ないでコールが鳴り続けるようなことがあった際には、社内全員を注意しましょう。
誰かが出るだろうという甘えのある状態は、会社の状態としてよくありません。
そこにいた若年社員こそ電話に出るべきでありますが、先輩社員も電話がコールしているのに率先しない状態はダメですね。
全員の意識に問題がありますので、全社員への注意をして改善させましょう。
まとめ 会社の電話は3コール以内に出ろ！
会社の電話は3コール以内に出るのが当然の組織にしましょう。
- お客様を待たせない
- 教育されているのがわかる
- 会社の規律性が高まる
ただ電話にすぐ対応するだけでお客さんから評価され、会社の規律性も高まります。
- 新人教育として行う
- 早く出る人の評価を高める
- 誰も出ないときには注意
これらを徹底して仕組化すると、電話には3コール以内に出る組織を作ることができます。
まずは自分が率先して電話に出るようにして、当たり前のことが当たり前にできる組織にしていきましょう。