仕事で使う経費ですが社員で立替払いすることがありますよね。
外交活動する営業マンは特に多いはずです。
実はこの立替精算をうまく利用すると少しお得な裏技があります。
この立替精算の裏技と注意点をご紹介します。仕事で使うお金で少しだけお得になっちゃいましょう！
立替精算とは
立替精算とはどんな仕組みでしょうか？
まずは立替精算の仕組みから理解していきましょう。
立替精算の仕組み
「立替精算」とは本来会社が負担すべき旅費交通費や交際費などの諸費用を、一旦社員が立て替えて、後日会社から社員に精算する仕組みです。
会社も経費として計上するため、立替精算のためには領収書が必要となります。
一旦社員が先払いするため社員の負担もありますし、会社側も整理に負担がかかります。
そのため、立替精算については議論がある所ですが、外交活動の多い営業マンは特に立替精算をすることが多くなります。
一般的に月に1回～4回程度で締めて整理し、立替払いを行った社員に現金で精算します。
立替精算をするものは大きく旅費交通費と交際費その他に分けれれます。
旅費交通費
立替精算となる旅費交通費にはどのようなものがあるか挙げてみます。
①電車やバスなどの移動は営業マンなら毎日のことですね。
Suicaのチャージ代金や移動先の記録などが求められます。
②タクシー代は緊急な場合のみとしている会社も多いかもしれませんね。
③④新幹線や飛行機などの出張費は金額も大きいので、仮払いで先に会社が負担することもあります。
⑤⑥⑦駐車料金・高速料金・レンタカー代は会社の法人カードでの支払いとしている会社も多いのですが、社員で立て替える場合もあります。
交際費その他
立替精算となる交際費その他にはどのようなものがあるか挙げてみます。
営業マンといえば接待とイメージするかもしれません。
①②顧客との飲食が営業的に必要であれば、飲食や手土産代は立て替えて経費として落とせます。
③携帯料金は会社がスマホを支給する場合と、個人携帯を共用し会社が利用料金を負担する場合があります。
④⑤郵便代や収入印紙なども契約書類を扱う営業マンは必要ですね。
⑥一般的にガソリン代は旅費交通費として仕分けするか、車両費などの項目で仕分けするかは会社によってことなります。
⑦その他、仕事で必要な印鑑を購入したり、ファイルを購入したりする必要があるかもしれません。
そのすべてを会社が先払いするのは煩雑になりますので、社員が立替払いすることがあります。
立替精算で使える少しお得な裏技
立替精算は社員が先に個人のお金を使います。
社員も手間がかかっていますし一時的にでも、お金が減りますから少しくらい得してもいいですよね。
ということで、立替精算で使える少しお得な裏技を紹介します。
クレジットでポイントを貯める
会社で使うお金もクレジットカードで支払いましょう。
クレジットカードを使うとクレジットカードのポイントが還元されます。
例えば、楽天カードを使って買い物をすれば、買った商品の1.0%が還元されます。
クレジットカードのポイントは侮れません。
月に50,000円立て替えたとしたら500円分ポイント還元されて、1年で6,000円です。
仕事で使って少しでもお得になるなら使わない手はないですよ。
ポイントカードの利用
Tポイント・Ponta・楽天ポイントカードといったポイントカードも、仕事で使えるときは貯めたいですね。
給油するときや何か購入するときに提示するだけでポイントがもらえます。
特に出張などの大きな立替精算が発生するときにはポイントもゲットしちゃいましょう。
ポイントカードもコツコツ1.0％程度ですが、貯めている人は少しでも利用したいところ。
仕事で使うお金で少しでも上積みできるのは少しだけお得です。
携帯料金の負担
会社支給の携帯を利用している人は、私用の電話にも利用している人が多いですね。
しかし、それは若干反則ですし、バレている可能性があるので注意したいところです。
逆に個人携帯の通話料を会社が負担しているケースも多いのが実情です。
個人携帯を使用するのが嫌だという人は会社と相談ですが、立替精算で仕事に使った通話料分は負担してもらえます。
携帯電話料金が単純に減りますので少しお得ですね。
個人携帯を使用すると通話料の負担をしてもらえるのでお得！と考えられる人は個人携帯を立替て利用するのもよいですね。
立替精算の注意点
立替精算は少しお得な裏技もありましたが、注意点もあります。
これからお伝えする注意点には十分気を付けてください！
横領は絶対ダメ
当たり前の話ですが横領は絶対ダメです。
バレないだろうで行って、バレてしまったときにはとてつもなく大きなペナルティがあります。
Suicaのチャージ料金を利用して私的な商品を買ったり、友達との飲食代を接待費で落としたりすることは横領です。
状況によって会社は細かくチェックをしますので、横領は絶対に行わないでください。
怪しまれることもダメ
横領が禁止なのは当然ですが、立替精算において怪しまれるような行動も避けるようにしましょう。
会社は全社員の立替金額を比較して把握しています。
特筆して高い社員の立替精算があれば、怪しんでチェックしています。
後ろめたいことがなければ構いませんが、怪しまれることはデメリットなので気を付けましょう。
領収書は絶対無くさない
絶対に領収書だけは無くさないようにしてください。
領収書を紛失してしまった場合は利用した証明ができないので、会社が負担できなくなる可能性があります。
仕事で自腹を切らないといけないなんて最悪ですよね。
領収書だけは無くさないように保管しておきましょう。
立替精算における少しお得な裏技と注意点 まとめ
立替精算は会社にも社員にも負担がありますが、仕方ない側面もあります。
ですから、ほんの少しでもお得な裏技が使えるといいですよね。
これらをうまく活用すると、立替精算で少し得ができます。
ただし、立替精算は会社のお金です。
横領や怪しまれることのないように正しく利用しましょう。
領収書の紛失も気を付けてくださいね。